Jak przygotować firmę na zatrudnienie pracowników z Ukrainy?

Dnia 11 czerwca 2017 roku zniesiony został obowiązek posiadania wizy przez obywateli Ukrainy do krajów Unii Europejskiej. 

Uproszczenie formalności związanych z przyjazdem i legalizacją pobytu sprawiło, że ukraińscy pracownicy na stale wpisali się w polski rynek pracy – na całe szczęście dla pracodawców, którzy przy tak niskiej stopie bezrobocia (5,2% według danych Urzędu Statystycznego na III kwartał 2019) mają problem z obsadzeniem stanowisk. 

Najwięcej pracowników ze Wschodu zatrudnionych jest m.in. w branży budowlanej, gastronomicznej, spożywczej czy produkcyjnej, ale stopniowo wzrasta też ich liczba na stanowiskach średniego i wyższego szczebla, zwłaszcza w sektorze usług. 

W artykule zebraliśmy praktyczne porady dla właścicieli firm, którzy chcieliby otworzyć się na zatrudnienie pracowników z Ukrainy. 

Dostosuj proces rekrutacji

Zatrudniania cudzoziemców nie można rozpocząć z dnia na dzień – trzeba się na to odpowiednio przygotować. Jednym z kroków jest dostosowanie procesu rekrutacji. 

Niezbędne jest znalezienie rekrutera, który oprócz znajomości języka ukraińskiego, posiada też wiedzę o tamtejszym rynku pracy oraz ma świadomość różnić kulturowych i potrzeb pracowników decydujących się na emigrację zarobkową. 

Należy wziąć pod uwagę, że wielu Ukraińców, zwłaszcza tych, którzy chcą podjąć pracę tymczasową, jest nastawionych na szybkie znalezienie zatrudnienia i odłożenie jak największej sumy pieniędzy. Ważne zatem, aby proces rekrutacji był możliwie najprostszy, a oferta zawierała wysokość wynagrodzenia i stawkę za dodatkowo płatne nadgodziny

W mniejszych organizacjach, które nie planują tworzenia całego działu do spraw zatrudniania cudzoziemców, rekruter będzie pełnił też rolę opiekuna i konsultanta: przeprowadzi kandydata przez proces rekrutacji, pomoże w formalnościach oraz wesprze w komunikacji z przełożonym w przypadku bariery językowej. 

zatrudnienie pracowników z ukrainy
Aby ułatwić cudzoziemcom przygotowanie CV, rekruter może wcześniej opracować poradnik i udostępnić go kandydatom. Pewne kwestie, jak np. obowiązek umieszczenia klauzuli informacyjnej, mogą być dla niektórych niejasne.

Zleć dokumenty do tłumaczenia

Zgodnie z art. 88 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy obowiązkiem pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca jest zawarcie z nim umowy w formie pisemnej oraz przedstawienie mu tłumaczenia na język dla niego zrozumiały – nie musi być to język ojczysty. Nie ma też potrzeby sporządzania tłumaczenia, jeśli obcokrajowiec w stopniu wystarczającym włada językiem polskim.

Warto jednak od razu przygotować dwujęzyczne wzory umów: po polsku i po ukraińsku/rosyjsku. Dzięki temu, zatrudniając w przyszłości większą liczbę pracowników ze Wschodu, nie będzie trzeba zastanawiać się, kto z nich rozumie język polski, a dla kogo trzeba załączyć tłumaczenie. 

Dodatkowo rekruter/konsultant powinien wyjaśnić warunki umowy oraz różnice pomiędzy polskim a ukraińskim systemem pracy. A takich różnic, które mogą być powodem nieporozumienia, jest wiele – dla przykładu standardem na Ukrainie jest podanie w umowie wynagrodzenia netto, w Polsce natomiast brutto. 

Dwujęzyczna umowa zmniejsza ryzyko, że pracownik nie zrozumie niektórych zapisów i wynikających z nich zasad i obowiązków a – na wypadek ich naruszenia – jest dodatkowym zabezpieczeniem dla pracodawcy. 

Przygotuj proces onboardingu 

Skuteczne zrekrutowanie kandydata to jedno, ale sukcesem jest dopiero zatrzymanie go w firmie na dłużej. Kluczową rolę odgrywa tu onboarding pracownika, przeprowadzony w pierwszych dniach/tygodniach pracy. 

Onboarding ma na celu wprowadzenie nowego pracownika w codzienne obowiązki i obejmuje on m.in. szkolenia stanowiskowe/produktowe i zapoznanie się z zespołem.

Dzięki temu pracownik szybciej wdroży się w obowiązki oraz będzie czuć się pewniej w organizacji. 

To szczególnie ważne przy zatrudnianiu obcokrajowców, którzy nie tylko trafiają w nowe środowisko pracy, ale też mogą mieć trudności z odnalezieniem się w obcej kulturze. W tym przypadku ważne jest, aby nie tylko przygotować onboarding w zrozumiałym dla nich języku, ale też uwzględnić w nim elementy i procedury, które mogą być niejasne dla pracowników zza granicy. 

Podczas onboardingu warto przekazać też informacje dotyczące zasad panujących w organizacji, takich jak zgłaszanie nieobecności w pracy, zgłaszanie ewentualnego spóźnienia, wnioskowanie urlopów czy też warunki przyznawania premii.

Zarejestruj oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Pracodawcy najbardziej obawiają się skomplikowanych procedur administracyjnych i długiego czasu oczekiwania na pozwolenia – i tym samym ostateczne zatrudnienie pracownika w firmie.

Na szczęście w przypadku zatrudnienia obywateli Ukrainy, Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Rosji sprawa wygląda o wiele prościej: pracodawca może skorzystać z tzw. uproszczonej procedury zatrudniania cudzoziemców, a od pracownika nie wymaga się zezwolenia na pracę. 

Z trybu uproszczonego można skorzystać, nie tylko zatrudniając pracownika na umowie o pracę, ale też na umowie zlecenia i o dzieło.

W tym przypadku formalności związanych z podjęciem współpracy z pracownikiem ze Wschodu jest stosunkowo niewiele. Wystarczy złożyć oświadczenie w odpowiednim urzędzie i czekać na jego zatwierdzenie (co jest jednoznaczne z wpisem do ewidencji oświadczeń). 

Następnie należy przekazać jeden egzemplarz oświadczenia przyszłemu pracownikowi. Będzie ono dla niego podstawą do wnioskowania o wizę z tytułu pracy. 

Ważne: okres zatrudnienia pracownika nie powinien przekroczyć 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, a prace, które będzie on wykonywał, nie mogą obejmować prac sezonowych, na które trzeba uzyskać zezwolenie.

Sprawdź dokumenty pobytowe

Pracownik zza granicy jest zobowiązany do posiadania dokumentu uprawniającego go do pobytu w Polsce.

Pracodawca powinien sprawdzić jego ważność i zrobić kopię, ale w żadnym wypadku nie może zatrzymać oryginałów.

Skorzystaj z usług agencji pośrednictwa pracy

Ze względu na barierę językową oraz konieczność dopełnienia dodatkowych procedur, dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie ze wsparcia agencji pracy. 

Agencje zatrudnienia są na bieżąco ze zmianami w procedurach dotyczących zatrudnienia obcokrajowców, znają lokalny rynek pracy i – co ważne – tworzą własne bazy kandydatów gotowych do relokacji.  

Oprócz rekrutacji pracowników i wsparcia w formalnościach związanych z zatrudnieniem agencje oferują też pracownikom m.in. odbiór z lotniska czy pomoc z zakresu założenia konta bankowego, rejestracji polskiego numeru telefonu czy odbycia badań u lekarza medycy pracy. 

To z pozoru małe rzeczy, jednak to również dzięki nim pracodawca może mieć pewność, że pracownik rozpocznie pracę na czas i zwiąże się z firmą na dłużej.

 

Udostępnij znajomym

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Powiązane artykuły

Publikowaliśmy dla:

Nasze artykuły
prosto na Twoją skrzynkę!