Pytania do hiring managera, czyli co musisz wiedzieć przed rozpoczęciem rekrutacji

Umiejętność zadawania właściwych pytań to jedna z kluczowych kompetencji rekrutera, niezależnie od tego, czy pracuje w agencji czy w wewnętrznym dziale HR.

Jest to szczególnie istotne, gdy zaczynamy realizację projektu na nowe dla nas stanowisko. Od tego, jakie informacje uzyskamy na starcie, zależy nie tylko powodzenie rekrutacji, ale też sposób, w jaki będziemy postrzegani przez kandydatów i tym samym, jaką markę pracodawcy zbudujemy.

Wydawałoby się, że rekruter i hiring manager mają podobne priorytety i wspólny cel — zatrudnienie odpowiedniego pracownika. Niestety z doświadczenia wiem, że po drodze może pojawić się szereg trudności i nieporozumień. 

Do najczęstszych czynników, które utrudniają współpracę na linii rekruter-hiring manager, należą: brak czasu na rozmowę i przez to brak ciągłości w komunikacji, błędne zrozumienie ról, zbyt wygórowane oczekiwania itd. 

Każdy proces rekrutacji obejmuje cztery kluczowe fazy: planowanie, sourcing, rekrutację kandydatów i proces decyzyjny. Jeśli rekruter pominie tę pierwszą i przyjmie do realizacji zlecenie, które nie zawiera podstawowych informacji lub przystanie na nierealne terminy, nie będzie w stanie dobrze wykonać swojej pracy. Tym samym nie tylko zmarnuje czas na proces, który nie ma szans się udać, ale też przyczyni się do budowania negatywnego candidate experience, które w dłuższej perspektywie będzie kosztować znacznie więcej niż jeden nieudany projekt.

Oto lista pytań, które warto zadać hiring managerowi przed rozpoczęciem działań rekrutacyjnych. 

Pytania do hiring managera

Dlaczego? 

Wszyscy dobrze znamy sytuację, kiedy zdenerwowany klient lub hiring manager dzwoni z informacją, że potrzebuje pracownika na „już”. 

Trudno nie zareagować na taki komunikat. Dlatego zdarza się, że rekruterzy chcą od razu rozpocząć poszukiwania, aby możliwie szybko zapełnić wakat. Jednak, wbrew pozorom, błyskawiczna reakcja i rozpoczęcie rekrutacji bez odpowiedniego przygotowania mogą narazić firmę na jeszcze większe koszty niż czasowy brak pracownika. 

A wystarczy zadać kluczowe pytanie:  Dlaczego rozpoczynamy nowy proces rekrutacji? Trafnie dobrane pytania pomocnicze pomogą nam znaleźć na nie odpowiedź. Oto przykładowe:

  • Z czego wynika potrzeba rekrutacji? 
  • Czy ktoś wcześniej zajmował to stanowisko? Co się stało z tą osobą? 
  • Jeśli jest to nowe stanowisko, to jakie są plany wobec pracownika i dlaczego zapadła decyzja o utworzeniu wakatu?
  • Czy hiring manager / klient podejmował próby rekrutacji na to stanowisko? Z jakim skutkiem?
  • Czy ktoś (wewnętrzny dział HR/ agencja rekrutacji) będzie równolegle prowadził działania rekrutacyjne? 
  • Czy proces ma być jawny/ukryty i jaki jest powód decyzji?

Kto?

Kiedy poznamy już powody decyzji o rozpoczęciu procesu rekrutacji, możemy przejść do ustalenia, kogo szukamy.  

Na podstawie informacji pozyskanych na tym etapie stworzymy profil idealnego kandydata. Im dokładniej go określimy, tym większe szanse na zatrudnienie właściwej osoby i zadowolenie obu stron. Przykładowe kwestie, które warto ustalić z hiring managerem:

  • kluczowe kompetencje kandydata
  • rodzaj i długość doświadczenia
  • wiedza branżowa
  • znajomość narzędzi 
  • konieczność posiadania konkretnych uprawnień
  • Czy chcemy celować w kandydatów zatrudnionych u konkurencji – jeśli tak, to które firmy są najbardziej pożądane, a które należą do listy hands off ze względu na powiązania biznesowe?
  • Jakie cele zostaną postawione przed nową osobą i w jaki sposób będzie weryfikowany stopień ich realizacji?

Na tym etapie uzgadniamy również, które z wymagań są absolutnym must have (niespełnienie będzie skutkować odrzuceniem kandydata), a które będą dodatkowym atutem, działającym na korzyść danej osoby.

Dowiedz się, jak dotrzeć do kandydatów pasywnych.

Gdzie? 

Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy na rozmowie kwalifikacyjnej padają pytania typu: „Jakie zaplecze socjalne zapewnia pracodawca” lub „Kto będzie moim bezpośrednim przełożonym”, a rekruter nie zna na nie odpowiedzi. 

W tym przypadku zarówno on, jak i pracodawca, którego reprezentuje, wypadną w oczach kandydata bardzo nieprofesjonalnie. Dlatego to tak ważne, aby pozyskać wszystkie te informacje od hiring managera jeszcze przed rozpoczęciem rekrutacji.

Na liście warto uwzględnić pytania o:

  • lokalizację/obszar wykonywania pracy
  • warunki pracy, z uwzględnieniem czynników szkodliwych
  • zaplecze socjalne, dodatkowe udogodnienia (np. parking dla pracowników, w pełni wyposażona kuchnia)
  • miejsce stanowiska w strukturze organizacyjnej
  • wielkość i charakter zespołu
  • działy/osoby, z którymi nowa osoba będzie bezpośrednio współpracować

Przeczytaj również artykuł o tym, na jakich etapach warto udzielać informacji zwrotnej kandydatom.

Co?

Następnie przechodzimy do weryfikacji warunków oferty, w których zawiera się wszystko to, co pracodawca gwarantuje nowemu pracownikowi. Należą do nich m.in.:

  • rodzaj umowy
  • wynagrodzenie
  • premie i system prowizyjny
  • narzędzia do pracy 
  • szkolenia i możliwości rozwoju
  • dodatkowe benefity

W tym miejscu warto też uzyskać odpowiedź na proste pytanie: „Dlaczego warto u Państwa pracować?” Odpowiedź na nie może być naszą kartą przetargową i przydać się przy tworzeniu ogłoszenia lub wiadomości do kandydata pasywnego.

Najlepiej, aby rekruter weryfikował atrakcyjność oferty od razu na etapie pozyskiwania informacji od hiring managera. Jeśli zauważy np., że wynagrodzenie jest za niskie i mimo to zdecyduje się rozpocząć proces na tych warunkach, straci tylko czas i pieniądze. 

Kandydaci mogą obecnie przebierać w propozycjach zawodowych i tylko konkurencyjna oferta jest w stanie przekonać ich do podjęcia współpracy.

Rekruter, który zamiast składać niemożliwe do zrealizowania obietnice, potrafi krytycznie spojrzeć na warunki zatrudnienia i wskazać ich słabe punkty to największe wsparcie dla hiring managera i całego biznesu.

Tu liczą się wiedza rynkowa, doświadczenie i umiejętność wyciągania wniosków z przeprowadzonych dotychczas procesów rekrutacji.

Jak?

Badania pokazują, że informacja o dalszych etapach rekrutacji w ogłoszeniu o pracę jest w czołówce czynników wpływających na decyzję kandydatów o wzięciu udziału w procesie. 

Wniosek? Kandydaci chcą wiedzieć, jak długo będzie trwał cały proces i czego mogą się spodziewać w kolejnych krokach, zanim nawet prześlą CV. Brak tej informacji może narazić nas na utratę wartościowych aplikacji.

Rekruter powinien zatem doprecyzować z hiring managerem:

  • Ile etapów będzie liczył proces rekrutacji?
  • Na kiedy przewidziane jest jego zakończenie?
  • Kim będą osoby decyzyjne?
  • Na jakich etapach kandydat może spodziewać się feedbacku/informacji zwrotnej?

Jak rozmawiać z hiring managerem?  

Czy lepiej przesłać zestaw pytań mailem, czy umówić się na rozmowę bezpośrednią/telefoniczną? Jedno i drugie podejście ma swoich zwolenników. 

W trakcie rozmowy z pewnością łatwiej jest ustalić preferencje naszego decydenta. 

Doświadczenie pokazuje jednak, że zawsze warto mieć ustalenia na piśmie, aby w razie problemów lub nagłych zmian móc podeprzeć się korespondencją. 

Osobiście rekomenduję przesłanie listy pytań do wcześniejszego zapoznania się, a następnie ustalenie terminu, w którym nasz hiring manager może poświęcić czas na spokojną rozmowę. 

Ważne, aby później drogą mailową przesłać podsumowanie ustaleń do ostatecznej akceptacji. Wówczas unikniemy niedomówień i potencjalnych błędów w interpretacji. 

Pamiętajmy, że rekrutacja to gra zespołowa, która ma szansę zakończyć się sukcesem tylko wtedy, gdy rekruter i hiring manager traktują się po partnersku. I tak jak w grze, na początku warto ustalić jasne zasady, a później się ich trzymać. Nasi kandydaci tylko na tym zyskają!

Udostępnij znajomym

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Powiązane artykuły

Publikowaliśmy dla:

Nasze artykuły
prosto na Twoją skrzynkę!