Niska wydajność oznacza zazwyczaj, że pracownik nie wykonuje zadań w terminie. Istnieje wiele przyczyn takiej sytuacji. Jedną z nich jest prokrastynacja.
W pułapkę odkładania zadań na ostatnią chwilę wpada wielu z nas. Czytanie tego samego e-maila kilka razy, sprawdzanie mediów społecznościowych i kolejna przerwa na kawę.
W artykule wyjaśniamy, czym jest prokrastynacja oraz jak właściwe zarządzanie zadaniami i zespołem może pomóc jej zapobiec.
Prokrastynacja – co to takiego
Prokrastynacja to, mówiąc najprościej, odkładanie ważnych zadań na później na rzecz tych przyjemniejszych, ale mniej istotnych.
Osoba, która ma skłonność do prokrastynacji notorycznie zwleka z wykonaniem istotnych czynności, mając świadomość, że to tylko pogarsza sytuację.
Z racji tego, że prokrastynacja dotyczy zazwyczaj działań nieprzyjemnych lub trudnych, początkowo przynosi ulgę i radość z tego, że nie trzeba wykonywać ich natychmiast. Ostatecznie prowadzi jednak do stresu i obawy, że nie uda się zrealizować wszystkiego w terminie.
Prokrastynacja jest często kojarzona z lenistwem, ale to zupełnie dwa różne pojęcia. W przypadku prokrastynacji nie chodzi o tzw. ‘nic-nie-robienie’. Osoba, której dotyczy ten problem, zazwyczaj zaczyna od zadań lekkich i przyjemnych, nieustannie odkładając te bardziej skomplikowane – i zazwyczaj ważniejsze – na potem. Lenistwo wiąże się natomiast z brakiem chęci do jakiejkolwiek aktywności.
Prokrastynacja w pracy
O ile problem prokrastynacji w przypadku błahych czynności życia codziennego zazwyczaj nie skutkuje poważnymi konsekwencjami, o tyle niedotrzymywanie terminów w życiu zawodowym może doprowadzić nawet do utraty pracy.
Wyniki badania przeprowadzonego przez serwis e-pity wskazują, że ponad 80% Polaków ma problem z odkładaniem zadań na później, a ponad 15% przyznało się do odwlekania obowiązków zawodowych.
Stosunkowo dużo odpowiedzi dotyczyło także przekładania czynności związanych z samym poszukiwaniem pracy oraz podnoszeniem swoich kwalifikacji, jak np. rozpoczęcie szkolenia czy kursu.
Prokrastynacja to największy wróg produktywności i jeden z czynników wywołujących stres w pracy, wynikający głównie z nadmiaru obowiązków tuż przed deadlinem. Rozwiązanie tego problemu to nie tylko wyzwanie dla samego pracownika, ale też managerów i specjalistów HR.
Przyczyny prokrastynacji w pracy i metody na ich zwalczanie
Istnieje wiele metod walki z własną prokrastynacją. My spojrzymy jednak na ten problem z perspektywy managera i specjalisty HR, którzy chcąc zapewnić pełną produktywność, muszą dbać nie tylko o realizację własnych zadań, ale całego zespołu.
Aby stawić czoła prokrastynacji w miejscu pracy, przede wszystkim należy znaleźć jej przyczynę. Podłoże problemu bywa bardzo różne, a czasami do szkody przyczynić się może sam manager i jego sposób zarządzania.
Oto kilka możliwych powodów, dlaczego pracownicy odwlekają obowiązki. Pod każdym z nich wymieniliśmy też sprawdzone sposoby na walkę z problemem.
Strach przed porażką
Jedną z najczęstszych przyczyn odwlekania realizacji zadań jest głęboko zakorzeniony lęk przed porażką. Strach wpływa na ludzi w różny sposób – jednych motywuje do pracy, a innych paraliżuje.
Jeśli pracownik obawia się konsekwencji, jednocześnie pojawia się niechęć do działania. Prokrastynacja działa wtedy jak mechanizm obronny: pracownik odpycha od siebie zadanie, które go przerasta i tym samym mniej myśli o porażce.
Ludzie czasami obawiają się też negatywnej informacji zwrotnej od innych. Wolą w ogóle nie podejmować próby niż spotkać się z krytyką przełożonego czy kolegów z zespołu.
Idąc tym tokiem myślenia, ktoś może np. opóźnić realizację projektu, bo z góry obawia się, co inni pomyślą o jego wkładzie pracy.
Rozwiązanie:
Jeśli w zespole występuje problem z prokrastynacją, należy przyjrzeć się sposobowi zarządzania oraz reakcji managerów i innych członków zespołu w sytuacjach kryzysowych, jak np. niedotrzymanie terminu, krytyka realizacji projektu przez klienta itd.
Dobry manager potrafi uświadomić pracownikowi, że niepowodzenie nikogo nie przekreśla. Błędy się zdarzają, a większość z nich można naprawić oraz dodatkowo wyciągnąć lekcję na przyszłość.
Nadmiar obowiązków
Zdarza się, że pracownicy odwlekają obowiązki, bo czują się przytłoczeni ich liczbą. Uczucie przeciążenia może wystąpić nawet w przypadku jednego zadania, które wydaje się być bardzo złożone i trudne do zrealizowania. Prokrastynujący pracownik myśli tylko o tym, że i tak nie zdąży zrobić wszystkiego na czas.
Rozwiązanie:
Odpowiednie zarządzanie personelem polega m.in. na monitorowaniu braków kadrowych. Jeśli pracownicy czują się przytłoczeni liczbą obowiązków, należy wspólnie z managerem zweryfikować potrzebę zatrudnienia kolejnej osoby. W przypadku, kiedy ilość pracy wydaje się mimo wszystko odpowiadać liczbie zatrudnionych osób, trzeba szukać innych sposobów na rozwiązanie problemu.
Dobrą metodą jest rozbicie dużych zadań na mniejsze podzadania. Wówczas pracownik skupi się na realizacji prostszych i mniej czasochłonnych kroków, które doprowadzą go do realizacji celu. Planowanie zadań i ich monitorowanie ułatwią narzędzia takie jak Jira, Asana czy choćby darmowe Trello.
Problem z wyznaczeniem priorytetów
Niewyznaczenie priorytetów prowadzi do odkładania ważnych zadań na sam koniec. Dzieje się tak, ponieważ wszystko, co musimy zrobić, przychodzi nam na myśl w tym samym momencie.
Pracownik, który myśli tylko o tym, ile ma do zrobienia, zaczyna zazwyczaj od zadania najłatwiejszego, najprzyjemniejszego i… najmniej ważnego. A wystarczyłoby wyznaczyć priorytety.
Rozwiązanie:
Jak już zaczniecie planować zadania w zespole, dzieląc je na mniejsze kroki, warto dodatkowo wprowadzić system priorytetów. Odpowiednia klasyfikacja celów i zadań pomoże zrealizować wszystkie pozycje z listy “Do zrobienia” oraz osiągnąć maksymalną produktywność.
Najłatwiejszym sposobem na ustalenie priorytetów jest oznaczenie zadań od A do C:
- A – bardzo ważne (od tego zaczynamy)
- B – ważne
- C – mniej ważne (można zostawić na koniec)
Niski poziom energii i zmęczenie
Innym częstym powodem prokrastynacji jest niski poziom energii. Winić za to można m.in. niezdrowy tryb życia i deficyt snu. Wydawałoby się, że pracodawca nie ma wpływu na te czynniki i sytuację odmienić może tylko sam pracownik. Ale czy na pewno?
Rozwiązanie:
Możesz pomóc swoim pracownikom osiągnąć work-life balance, oferując im odpowiednio dobrane benefity pracownicze. Karta sportowa, elastyczny czas pracy, możliwość pracy zdalnej – wszystko to może pomóc zwiększyć produktywność.
Warto również rozważyć skrócenie czasu pracy. Świadomość, że dzień pracy wynosi 6-7 godzin, zamiast 8, może wpłynąć motywująco na pracowników i w efekcie będą oni wykonywać te same zadania w krótszym czasie. System jest z powodzeniem stosowany przez wiele firm, m.in. polską agencję marketingową Social Tigers.
Problemy z koncentracją
Brak koncentracji może skutecznie uniemożliwić realizację zadań. Wykonanie nawet najprostszych czynności trwa dłużej i choć pracownik spędza 8 godzin przy biurku – bo musi – to jest zupełnie niewydajny.
Rozwiązanie:
Pomóc w tej sytuacji może zadaniowy system pracy. Nacisk stawiamy na realizację zadań, nie na ilość godzin spędzonych w biurze. Jeśli pracownik odczuwa spadek koncentracji, zamiast sięgać po kolejną kawę, może udać się na spacer lub trening.
Co ważne, pracownik sam zarządza nielimitowaną przerwą i nie ma obowiązku zostawania po godzinach, o ile ostatecznie wywiązał się z obowiązków.
Jeśli chwilowo nie ma ważnych projektów na tapecie, można też zaproponować pracownikom późniejsze rozpoczęcie pracy albo dodatkowy, płatny dzień wolny. Na pewno pomoże im to zregenerować siły i osiągnąć wyższą produktywność następnego dnia.
Warto również zadbać o przestrzeń biurową, aby znalazło się w niej miejsce do odpoczynku: pokój drzemki (popularny w krajach skandynawskich, u nas nadal rzadkość), przestrzeń do relaksu czy stół do gry w ping-ponga. Krótkie oderwanie się od obowiązków sprzyja lepszej koncentracji.
Na zakończenie…
Prokrastynacja to bardzo powszechne zjawisko. Zamiast przekreślać wartościowego pracownika, postaraj się znaleźć źródło problemu. Kiedy już dowiesz się, dlaczego ten nieustannie odwleka obowiązki zawodowe, łatwiej będzie ci dobrać kolejne kroki.
Postaraj się również uświadamiać pracowników o istnieniu problemu i motywować ich do zmierzenia się z nim we własnym zakresie. Dobrym pomysłem będzie zorganizowanie w firmie warsztatów z technik walki z prokrastynacją. Działając dwutorowo, na pewno uda wam się szybciej pokonać trudności oraz cieszyć się wyższą produktywnością i lepszym nastrojem.
