Dostęp do najlepszych specjalistów, obniżenie kosztów prowadzenia firmy i wyższa produktywność pracowników – wszystko to sprawia, że praca zdalna staje się coraz atrakcyjniejsza dla pracodawców.
Pracownicy cenią sobie natomiast elastyczność, work-life balance i większą niezależność, którą zapewnia im ta forma zatrudnienia.
A skoro kandydaci, o których obecnie tak trudno, nieustannie pytają o możliwość pracy zdalnej, pracodawcom nie pozostaje nic innego niż przystosować się do tego trendu.
Zatrudnianie pracowników zdalnych, nieważne czy na pojedyncze stanowiska czy całego zespołu, w pełnym wymiarze czasu lub tylko kilka dni w miesiącu, wymaga od pracodawcy pewnego przygotowania.
Oto, co musisz wiedzieć przed wprowadzeniem pracy zdalnej do organizacji.
Z artykułu dowiesz się:
- jak powinien wyglądać proces rekrutacji pracowników w 100% zdalnych
- o jakie kwestie formalne musisz zadbać, oferując możliwość pracy zdalnej (w pełnym wymiarze godzin lub okazjonalnie)
- czy przy wprowadzaniu pracy zdalnej wymagana jest zmiana umowy
- czy praca zdalna musi zostać wpisana w regulamin pracy
- jak zarządzać pracownikami zdalnymi
- jak motywować pracowników zdalnych
Jak rekrutować kandydatów do pracy w 100% zdalnej?
Rekrutacja pracowników zdalnych wiąże się nie tylko z poszukiwaniem specjalistów o umiejętnościach twardych, ale też posiadających pewien zestaw cech, potrzebnych do efektywnego wykonywania pracy na odległość.
Takimi cechami są:
- znakomite umiejętności komunikacyjne – w końcu wszystkie zadania i stopień ich realizacji będą omawiane zdalnie
- silnie umiejętności organizacyjne (samodyscyplina) – dobry pracownik zdalny to taki, który potrafi sam ustalać sobie priorytety i realizować kilka projektów jednocześnie
- dobre zarządzanie czasem – pracownik zdalny w większości sam rozplanowuje sobie czas tak, aby wykonać zlecone zadanie w terminie
- umiejętność pracy w zespole – praca zdalna nie jest przeznaczona wyłącznie dla specjalistów na niezależnych stanowiskach, dlatego ważne, aby pracownik potrafił dzielić obowiązki z innymi i w razie potrzeby prosił zespół o wsparcie
- odpowiedzialność – nie chcesz zatrudnić osoby, która będzie stale z opóźnieniem odpowiadać na wiadomości lub zaraz porzuci swoje stanowisko
Posiadanie tych cech jest często kluczowe przy zatrudnianiu pracowników zdalnych, ponieważ w przeciwieństwie do wiedzy technicznej czy umiejętności twardych, nie da się ich szybko nabyć lub wyćwiczyć.
Istnieje wiele sposobów na sprawdzenie, czy dany kandydat będzie dobrym pracownikiem zdalnym: testy psychologiczne, badania kompetencji, zlecenie wykonania kilku zadań w określonym terminie, itd.
Co ważne, podczas procesu rekrutacji warto postawić na video rozmowy. Przy okazji sprawdzisz, czy potencjalny kandydat czuje się komfortowo przed kamerą i ocenisz jego zdolności komunikacji – w końcu video będzie jedną z form komunikacji z przełożonym i zespołem.
Praca zdalna – kwestie formalne
Na początek ustalmy najważniejsze: praca zdalna nie jest telepracą. W przypadku home office pracownik sam wnioskuje o możliwość pracy zdalnej, z domu lub innego miejsca, w dogodnym dla niego czasie (lub w pełnym wymiarze). Nie musi też wykonywać jej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, jak ma to miejsce w przypadku telepracy.
Co to oznacza dla pracodawcy?
Praca zdalna, w przeciwieństwie do telepracy, nie została wprost uregulowana w Kodeksie Pracy i nie wymaga przejścia określonej procedury. Mamy więc pewną elastyczność w kształtowaniu jej zasad.
Nie zmienia to jednak faktu, że „home office” przysparza specjalistom HR wielu problemów na tle prawnym i praktycznym.
Podpowiadamy, o jakie kwestie formalne warto zadbać przed wprowadzeniem możliwości pracy zdalnej w firmie. Zaznaczamy przy tym, że ciężko wskazać jedno dobre rozwiązanie, bo nie ma konkretnych przepisów regulujących kwestie pracy zdalnej.
Umowy z pracownikami
To punkt najważniejszy, ponieważ miejsce pracy jest elementem obowiązkowym każdej umowy o pracę.
W przypadku wprowadzenia możliwości pracy zdalnej należy zatem sporządzić aneksy do umów z pracownikami i wskazać dodatkowe miejsce pracy, jakim może być adres zamieszkania pracownika lub dowolne inne wybrane przez niego miejsce. Należy również zaznaczyć, że praca powinna być świadczona zgodnie z ustaleniami zawartymi w regulaminie pracy / polityce pracy zdalnej.
Regulamin pracy
Zapis dotyczący pracy zdalnej warto dodać też do regulaminu pracy. Oprócz dodatkowego miejsca pracy, zawrzyj w nim następujące ustalenia:
- wnioskowanie pracy zdalnej: czy pracownik powinien za każdym razem zgłaszać chęć pracy zdalnej, jeśli tak to w jakiej formie (mailowo, na komunikatorze firmowym) i do kogo (do managera i/lub specjalisty HR) oraz z jakim wyprzedzeniem czasowym
- czy pracownik może świadczyć pracę zdalną w wybrane przez siebie dni czy też dni są narzucone z góry (np. piątki)
- pula dni do wykorzystania w ciągu miesiąca
- sprzęt: czy pracownik musi zabierać sprzęt służbowy (laptop, telefon) czy może korzystać z prywatnego
- zasady komunikacji z przełożonym i zespołem: telefonicznie / mailowo / za pomocą komunikatora
- ochrona danych firmy: czy pracownik może korzystać z sieci wi-fi w miejscach publicznych, czy musi używać VPN itp.
Jeśli nie planujesz zmiany regulaminu pracy lub też z możliwości pracy zdalnej korzysta tylko kilku pracowników, wystarczy, że zawrzesz te ustalenia w umowach z poszczególnymi pracownikami.
Polityka pracy zdalnej
W przypadku dużych organizacji specjaliści HR częściej stawiają na wprowadzenie zmian w oficjalnym regulaminie pracy (patrz wyżej).
Natomiast jeśli jesteście małą organizacją możecie postawić na prostsze rozwiązanie: politykę pracy zdalnej.
Aspekty, które warto w niej umieścić będą podobne do tych opisanych powyżej w sekcji “Regulamin pracy”.
Oto przykładowa polityka pracy zdalnej, którą możesz się zainspirować i tylko dostosować do specyfiki twojej organizacji:
1. Ogólne zasady
– Każdemu pracownikowi przysługuje pula 24 dni pracy zdalnej do wykorzystania w ciągu roku.
– Jednorazowo można pracować zdalnie przez okres max. 10 dni roboczych.
– Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok.
– Wymiar pracy zdalnej nie różni się od pracy w biurze: 8 godzin z półgodzinną przerwą lunchową.
2. Wnioskowanie pracy zdalnej
– Pracę zdalną w wymiarze do 2 dni wystarczy zgłosić na komunikatorze firmowym, na kanale: Urlopy i praca zdalna najpóźniej na dzień przed. Nie ma konieczności informowania przełożonego.
– Pracę zdalną powyżej 2 dni należy ustalić z bezpośrednim przełożonym i następnie poinformować o terminie resztę zespołu na komunikatorze firmowym.
3. Komunikacja podczas pracy zdalnej
– Podstawowymi kanałami komunikacji są: komunikator firmowy, poczta mailowa i telefon służbowy. Podczas pracy zdalnej pracownik musi być dostępny i sprawnie odpowiadać na wiadomości.
– Pracownik ma obowiązek wzięcia udziału w spotkaniach statusowych – jeżeli w danym dniu odbywa się spotkanie, należy poinformować prowadzącego o konieczności utworzenia video konferencji.
4. Ochrona danych
– Przed planowaną pracą zdalną należy zabrać z biura sprzęt służbowy: komputer, telefon.
– Pracownik ma obowiązek korzystania z sieci VPN.
– Ze względu na poufność danych pracy zdalnej nie można wykonywać w miejscach publicznych ani przy użyciu niezabezpieczonych hasłem sieci wi-fi.
Zadbaj o to, aby zasady udzielania home office były znane wszystkim pracownikom, na przykład zamieszczając je w bazie plików firmowych.
Ważne: Specjaliści HR powinni również ustalić sposób ewidencji wykorzystanych dni zdalnych przez pracowników. Możesz sprawdzić, czy twoje narzędzie do zarządzania procesami HR ma taką funkcjonalność lub po prostu wykorzystać arkusz w Excelu.
Jak zarządzać pracownikami zdalnymi?
Tak naprawdę zarządzanie pracownikami zdalnymi nie różni się od zarządzania pracownikami na miejscu. Jeśli lider zespołu / manager HR radzi sobie z managementem w biurze, bez problemu poradzi sobie też z zarządzaniem na odległość.
Najważniejsze to wyzbyć się przekonania, że skoro pracownik pracuje z domu, to na pewno nic nie robi i koniecznie trzeba go dodatkowo kontrolować.
Myślisz, że liderzy w twojej firmie mają z tym problem i mogą popaść w mikrozarządzanie? W tym przypadku pomocne będą odpowiednie szkolenia przeprowadzone przez dział HR.
Na co managerowie i specjaliści HR, zarządzający pracownikami zdalnymi, powinni zwrócić szczególną uwagę?
- Ustalenie jasnych oczekiwań
Każdy ma inne wyobrażenie na temat tego, co znaczy “zrobić coś dobrze”. Zlecając zadania do wykonania, należy zawsze informować pracowników, jakich efektów oczekujemy. Można pokazać konkretne przykłady, rozpisać duże zadania na mniejsze podzadania, które należy wykonać po drodze oraz przygotować harmonogram działań. Dzięki temu uda się uniknąć nieporozumień i niepotrzebnego stresu tuż przed terminem końca projektu.
- Dysk firmowy / firmowa baza wiedzy
Kiedy pracownicy nie mogą od ręki pobrać potrzebnych im plików i odszukać kontaktów, wiedz, że w twojej firmie brakuje wspólnego dysku, który umożliwi przechowywanie plików w jednym miejscu. Jeśli nie macie systemu CRM z przestrzenią do udostępniania dokumentów, możesz rozważyć Dropbox lub Dysk Google. Na pewno ułatwi to współpracę całego zespołu.
- Narzędzie do zarządzania projektami
Zamiast popadać w mikrozarządzanie i nieustannie dopytywać “Na jakim etapie jesteś?”, lepiej postawić na narzędzie do zarządzania projektami. Dzięki niemu cały zespół, łącznie z przełożonym, ma wgląd w to, co zostało już zrobione, a jakie zadania utknęły. Łatwiej jest też planować pracę. Na początek można skorzystać z bezpłatnych narzędzi typu Trello lub od razu zainwestować w Jirę lub Asanę.
- Regularne rozmowy i feedbacki
Zarządzanie zespołem zaczyna się zawsze od ustalenia strategii komunikacji. Po pierwsze należy poinformować zespół, w jaki sposób i jak często mają raportować wykonanie zadań do przełożonego. Następnym krokiem jest ustalenie przez managerów terminów regularnych rozmów dotyczących przebiegu współpracy. Dobrym rozwiązaniem będzie na przykład wprowadzenie spotkań statusowych raz w tygodniu, kiedy to cały zespół zdzwania się na pół godziny i rozmawia o postępach w projekcie oraz zaistniałych problemach.
Pamiętaj też o zapleczu technicznym: ciągłe zrywanie połączenia i problemy z założeniem video konferencji są stresujące i tylko zajmują czas. Firmowy komunikator (np. Slack) to najlepsza inwestycja. Można też zacząć od bezpłatnego narzędzia do komunikacji (jak Microsoft Teams).
- Postrzeganie zespołu jako całości
Myśląc o zespole, łatwo jest pominąć pracowników zdalnych. A powinni oni być traktowani w ten sam sposób, co pracownicy “na miejscu”. Pracownicy w biurze spotykają się czasami w kuchni, zdarza im się zjeść lunch z managerem czy wziąć udział w spotkaniu w sali konferencyjnej. Upewnij się, że managerowie i specjaliści HR w twojej firmie mają wystarczający kontakt z pracownikami zdalnymi. W przeciwnym razie szybko stworzy się niepotrzebna bariera. Należy uczulić managerów (i samemu zwrócić na to uwagę), aby na wiadomości odpisywać tak szybko, jak to możliwie, regularnie przeprowadzać video rozmowy i na bieżąco informować cały zespół o tym, co dzieje się w firmie.
- Orientacja na cel, nie na aktywności
Lepiej skupić się na celach, a nie pojedynczych aktywnościach. O ile efekty końcowe są zgodne z wytycznymi, zadania wykonywane są w terminie, a komunikacja z pracownikiem przebiega bez zarzutu – zagłębianie się w mikrozadania nie ma sensu. A jeśli z jakiegoś powodu współpraca nie przebiega tak, jak należy, warto oczywiście zbadać przyczynę i udzielić konstruktywnego feedbacku.
Nie zapomnij również, że zarządzanie zmotywowanym zespołem jest o wiele łatwiejsze. Osoby pracujące zdalnie również powinny mieć wyznaczoną jasną ścieżkę kariery, być doceniane za swoją pracę oraz mieć te same benefity, które przysługują pozostałym pracownikom.
To pomoże ci uniknąć rotacji i zbudować zespół specjalistów, na których zawsze możesz polegać – nieważne, z jakiego miejsca wykonują swoją pracę.
