Outsourcing kadrowo-płacowy – dlaczego to się opłaca

Outsourcing kadrowo-płacowy polega na przekazaniu zewnętrznej firmie całości lub części obowiązków związanych z administracją i naliczaniem płac. 

Outsourcing ma na celu przede wszystkim odciążyć pracodawcę, aby mógł on w pełni skupić się na priorytetach organizacji. 

Sami przedsiębiorcy najczęściej decydują się na outsourcing kadrowo-płacowy, aby obniżyć koszty prowadzenia organizacji.Jakie jeszcze korzyści niesie za sobą to rozwiązanie?

Redukcja kosztów

Outsourcing kadrowo-płacowy wyklucza potrzebę zatrudnienia specjalistów na stanowiska administracyjne i tym samym eliminuje koszty utrzymania dodatkowego zespołu: koszty rekrutacyjne, wynagrodzenia pracowników, wydatki związane są ze składkami na ubezpieczenie zdrowotne itd.

Redukując stan zatrudnienia, przedsiębiorca oszczędza również na zakupie sprzętu dla pracowników administracyjnych i oprogramowania księgowego. Koszt outsourcingu kadr i płac jest bardzo niski w porównaniu z kosztami utrzymania wewnętrznego personelu. 

Dodatkowo firma outsourcingowa może regularnie przeprowadzać analizę płac oraz doradzać w kwestiach podatków i ulg, co pozwoli jeszcze bardziej ograniczyć koszty ponoszone przez pracodawcę.  Zaoszczędzone fundusze przedsiębiorca może przenieść na inwestycje w obszary związane bezpośrednio z działalnością firmy, np. sprzedaż produktu czy usługi.  

outsourcing kadrowo płacowy zalety

Przeniesienie odpowiedzialności prawnej

Zmiany w prawie pracy zachodzą regularnie i czasami trudno za nimi nadążyć. Zmieniają się przepisy dotyczące zatrudnienia pracowników, zarządzania roszczeniami ubezpieczeniowymi i świadczeniami. Te zagadnienia budzą wiele wątpliwości zwłaszcza wśród właścicieli małych organizacji. 

Niestety nieprzestrzeganie przepisów, nawet wynikające z nieświadomości, może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.

Firmy outsourcingowe zatrudniają specjalistów do spraw kadr i płac, których celem i obowiązkiem jest znajomość przepisów kodeksu pracy i obserwowanie zachodzących w nich zmian i aktualizacji. Korzystanie z usług takiej firmy pozwoli uniknąć kosztów drogich szkoleń z obszaru prawa pracy, a także ewentualnych kar za nieprzestrzeganie zasad. 

Firma outsourcingowa zadba o to, aby zatrudnienie pracowników przebiegało zgodnie z przepisami oraz przejmie ryzyko w powierzonych obszarach i odpowiedzialność przed instytucjami rynku pracy. 

Dowiedz się również, jak działa agencja pracy tymczasowej.

Większa wydajność

Stworzenie bezpiecznego miejsca pracy jest tak samo ważne, co utrzymanie jego produktywności i wydajności. 

Firmy świadczące usługi kadrowo-płacowe pomagają usprawnić ważne procesy z obszaru HR, takie jak przygotowanie umów, naliczanie wynagrodzeń, obsługa urlopów, zarządzanie świadczeniami, przygotowywanie dokumentacji i rozliczeń dla ZUS i Urzędu Skarbowego itd. 

Dzięki temu managerowie w firmie będą spędzać mniej czasu na formalnej biurokracji, a w zamian mogą skupić się na usprawnianiu procesów w poszczególnych działach.

Stabilne i przewidywalne koszty

Od kilku lat obserwujemy w Polsce wysokie tempo wzrostu wynagrodzeń – w samym 2019 oscylowało ono wokół 6-7,5%. W przypadku wewnętrznego działu kadr i płac oprócz podwyżek należy wziąć pod uwagę odejścia pracowników i związane z tym dodatkowe koszty rekrutacyjne. 

Natomiast ustalone stawki obsługi kadrowo-płacowej nie zmieniają się latami, a koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo są stabilne i przewidywalne. Dodatkowo można na bieżąco dostosowywać zakres usług i ich kosztów stosownie do zmieniających się obrotów I stanu zatrudnienia.

Zgodność z RODO

W maju 2018 r. w życie weszło RODO, czyli rozporządzenie ogólne w sprawie ochrony danych osobowych. Nowe przepisy wymuszają szereg zmian, m.in. w zakresie pozyskiwania, przetwarzania i ochrony danych osobowych kandydatów, a później pracowników.

Firma świadcząca obsługę kadrowo-płacową zapewnia archiwizację i digitalizację dokumentów z uwzględnieniem wszystkich możliwych form zachowania bezpieczeństwa. Dzięki temu minimalizujemy ryzyko związane z kontrolą czy wyciekiem lub utratą danych osobowych pracowników. 

Zadowolenie pracowników

Opóźnienia w wynagrodzeniach czy błędy w odliczeniu podatku to częste powody niezadowolenia pracowników. Takie pomyłki mogą prowadzić do załamania firmy, a ich wyeliminowanie powinno stać się najwyższym priorytetem. Organizacja, która chce zapobiec rotacji pracowników, zwyczajnie nie może sobie na nie pozwolić. 

Rotacja w firmie – dowiedz się, jak ją mierzyć i jak jej zapobiegać.

Firma outsourcingowa zapewnia ciągłość usługi, dzięki czemu pracodawca może uniknąć organizowania zastępstw w przypadku nieobecności personelu księgowego. Dodatkowo nie musi angażować się w kontrolę efektywności i jakości ich pracy – przy outsourcingu nie ma mowy o opóźnieniach i błędach w rozliczeniach. 

Nie ulega wątpliwości, że outsourcing kadrowo-płacowy stanowi atrakcyjną alternatywę dla wewnętrznego działu. Prawidłowo dobrany zakres usług zapewni tańszy, bezpieczny, efektywny i bezbłędny przebieg procesów z zakresu kalkulacji i wypłaty wynagrodzeń i administracji kadrowej. Po podjęciu decyzji o skorzystaniu z usług outsourcingowych pozostaje tylko wybór właściwego usługodawcy. Warto najpierw porównać oferty kilku firm, zapoznać się z historią ich działalności i doświadczeniem oraz poprosić o referencje od klientów. To pozwoli nam uniknąć niepotrzebnych rozczarowań w przyszłości. 

Udostępnij znajomym

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Powiązane artykuły

Publikowaliśmy dla:

Nasze artykuły
prosto na Twoją skrzynkę!