Efektywny onboarding pracownika: dobre praktyki oraz przykłady, jak to robią inni

Content Marketing Specialist

Nie da się ukryć, że świeżo zatrudnieni pracownicy są często nadal otwarci na inne oferty. Jeśli tylko w pierwszych dniach okaże się, że praca nie do końca im odpowiada, szybko przeskakują do innej firmy.

To dość powszechna praktyka: odejść, zapomnieć i po prostu nie umieszczać przejściowej pracy w CV.

Pomóc zapobiec tej sytuacji może skutecznie przeprowadzony onboarding. Według raportu Aberdeen Group aż 91% pracowników zostaje w firmie dłużej, jeśli na początkowym etapie właściwie się nimi zaopiekujemy.

Na skróty – kliknij, aby przejść do wybranej sekcji:


Onboarding – co to jest i dlaczego jest tak ważny

Jako agencja rekrutacji, często dostajemy od naszych klientów pytanie: “A co, jeśli pracownik zrezygnuje po kilku dniach?”.

Cóż, nawet najlepiej przeprowadzony proces rekrutacji nie jest w stanie w 100% zagwarantować, że to nie nastąpi. Ze swojej strony robimy wszystko, by skutecznie zweryfikować motywacje kandydata, a to, co może zrobić później pracodawca, to zadbać o właściwy onboarding.

Onboarding pracownika ma na celu wprowadzenie nowo zatrudnionej osoby w codzienne obowiązki oraz zasady panujące w organizacji. Obejmuje on szkolenia stanowiskowe/produktowe oraz wszelkie działania pomagające pracownikowi zaaklimatyzować się w nowym środowisku.

W zależności od specyfiki organizacji, stanowiska i stopnia skomplikowania obowiązków, proces onboardingu może trwać od kilku dni do nawet kilku miesięcy.

Onboarding to kluczowy krok w procesie tworzenia pozytywnego doświadczenia pracownika, zwiększający szansę na jego pozostanie w firmie i przyspieszający osiągnięcie pełnej poduktywności.

Jakie jeszcze korzyści może przynieść odpowiednio przeprowadzony onboarding?

  • Nowi pracownicy mają możliwość zintegrowania się z zespołem, dzięki czemu skraca się bariera i współpraca jest efektywniejsza.
  • Onboarding daje okazję do dokreślenia oczekiwań i wyjaśnienia wątpliwości, dzięki czemu spada ryzyko wystąpienia późniejszych nieporozumień.
  • Pracownik szybciej adaptuje się w nowym miejscu pracy, co przekłada się na jego samodzielność i produktywność.
  • Onboarding jest jednym z kluczowych elementów typu “czynnik ludzki”, które wpływają na doświadczenia pracowników. Wprowadzenie go w firmie pomaga uniknąć negatywnych opinii na temat pracodawcy na portalach typu GoWork.

Na szczęście świadomość korzyści płynących z onboardingu wśród polskich pracodawców zdecydowanie rośnie:


Efektywny onboarding pracownika – dobre praktyki

1. Stwórz szablon onboardingowy

Stwórz uniwersalny szablon, który posłuży ci jako wzór do planowania onboardingu nowych osób. Później w zależności od tego, do jakiego działu dołącza pracownik, będziesz tylko zmieniać elementy ściśle związane z danym stanowiskiem.

Pamiętaj, aby uwzględnić w nim działania mające na celu wdrożenie pracownika w tzw. 4C organizacji, czyli:

  • Compliance – zapewnienie zgodności działania z regulacjami prawnymi i ustalonymi normami. Szkolenia z zakresie compliance to niezbędna część onboardingu.
  • Culture – kultura organizacji: jakie normy oraz wzory zachowań w niej obowiązują, co wypada, a czego nie . Zasady wyjaśnia zazwyczaj osoba z działu HR.
  • Clarification – cele, wartości i kierunek, w jakim zmierza organizacja. W ten obszar należy włączyć również “role clarification”, czyli wyjaśnienie, kto za co odpowiada w firmie oraz jaką rolę pełnić będzie nowa osoba. W tym celu warto zorganizować spotkania z przedstawicielami poszczególnych działów.
  • Connection – czyli wszystkie działania, które sprawią, że pracownik poczuje się częścią zespołu i całej organizacji. Może to być np. wspólny lunch z zespołem pierwszego dnia, wyjście na kawę z managerem, gra integracyjna itd.


W organizacjach, które zatrudniają zarówno pracowników etatowych, jak i takich zatrudnionych “na godziny”, warto od razu stworzyć kilka szablonów. Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin muszą szybciej wdrożyć się w obowiązki i konieczny będzie uproszczony onboarding, podczas gdy pracownik pełnoetatowy może już pewnie poświęcić na wdrożenie kilka dni lub nawet tygodni.


2. Planuj onboarding odpowiednio wcześnie

Onboarding pracownika jest jednym z tych działań, które nie mogą poczekać. Aby ten proces miał sens, dział HR powinien rozpisać go zaraz po zakończeniu rekrutacji nowego pracownika i wdrożyć jeszcze przed jego dołączeniem do firmy.

Przed pierwszym dniem pracy warto przynajmniej wysłać nowo przyjętemu pracownikowi e-mail z informacją, kiedy i na którą godzinę powinien stawić się w biurze, co czeka go pierwszego dnia oraz jak wygląda harmonogram onboardingu. To jedno z działań pre-onboardingowych, które pozytywnie wpływają na doświadczenie kandydata.

Poniżej przykład takiego maila:

Temat: Czekamy na Ciebie w [dzień tygodnia]

Cześć [imię],

cieszę się, że wkrótce do nas dołączysz!

Startujemy [data]. Zespół już na Ciebie czeka. Pierwszego dnia pracy zapraszam na godzinę [godzina].

Będziemy mieć trochę czasu na przywitanie się z zespołem i poznanie biura, a później rozpoczniesz pierwsze szkolenia. Pełny harmonogram onboardingu znajdziesz w załączniku.

Pamiętaj też proszę, aby do tego czasu wykonać badania medycyny pracy, a także przynieść ze sobą dyplom ukończenia studiów i świadectwa pracy. Od razu je zeskanujemy i tym samym będziemy mieć z głowy formalności.

Serdecznie pozdrawiam i do zobaczenia
podpis
[stopka]


Należy też pamiętać, że w onboarding zaangażowany jest nie tylko sam kandydat. Wszyscy prowadzący szkolenia i biorący udział w spotkaniach powinni otrzymać harmonogram odpowiednio wcześniej.


3. Stwórz checklistę onboardingową

Cheklista to najlepszy sposób na to, by o niczym nie zapomnieć. Dlatego warto, aby manager HR stworzył kontrolną listę, w której rozpisze kto i co musi zrobić, aby onboarding nowego pracownika przebiegł sprawnie.

W naszej firmie obowiązuje taka checklista. Możesz na jej podstawie stworzyć własną – większość punktów pewnie się pokrywa.

Onboarding pracownika checklista
Kliknij, aby pobrać.


Uwaga: to checklista dla pracowników firmy zaangażowanych w onboarding, nie dla nowego pracownika!


4. Wyznacz mentora, czyli tzw. buddy’ego

Wsparcie doświadczonego pracownika jest nieocenione dla kogoś, kto dopiero zaczyna pracę. Wyznacz mentora spośród członków zespołu i udziel mu wskazówek, w jakich obszarach może pomóc nowemu pracownikowi.


5. Poproś o ocenę onboardingu

Po zakończeniu procesu konieczne poproś nowego pracownika o ocenę onboardingu oraz sugestie, co warto poprawić.

Oto przykładowy zestaw pytań:

1) Czy przed rozpoczęciem pracy otrzymałeś informację na temat tego, jak będą wyglądały pierwsze dni? – Tak / Nie

2) Czy pierwszego dnia pracy czekało na Ciebie przygotowane stanowisko i niezbędny sprzęt? – Tak / Nie
Jeśli nie, to czego Ci brakowało?

3) Czy pierwszego dnia otrzymałeś:
– kartę do drzwi wejściowych – Tak / Nie
– dostęp do poczty mailowej – Tak / Nie
– dostęp do niezbędnych narzędzi pracy – Tak / Nie

4) Czy otrzymałeś informacje dotyczące:
– dress codu – Tak / Nie
– zasad zgłaszania urlopu – Tak / Nie
– możliwości pracy zdalnej – Tak / Nie
– zasad komunikacji w firmie – Tak / Nie
– polityki wynagrodzeń – Tak / Nie
– dostępnych benefitów – Tak / Nie

5) Czy wiesz, do kogo się zgłosić w razie problemów? – Tak / Nie

6) Czy wiesz, na czym polegają Twoje codzienne obowiązki? – Tak / Nie

7) Czy obowiązki są zgodne z tym, co przedstawiono Ci podczas procesu rekrutacji? – Tak / Nie

8) Czy znasz swoje cele na najbliższy miesiąc / kwartał? – Tak / Nie

9) Czy podczas onboardingu mogłeś liczyć na wsparcie współpracowników? – Tak / Nie

10) Czego brakowało Ci podczas pierwszych dni pracy i jakie problemy napotkałeś?


Wyniki pomogą ci dopracować proces i dostosować go do potrzeb pracowników.


Pomysły na onboarding innych firm

Onboarding oprócz tego, że ma edukować, powinien być przede wszystkim pozytywnym doświadczeniem dla pracowników. Wielodniowe szkolenia mogą okazać się po prostu męczące, a cały proces odniesie odwrotny skutek.

Zaprojektowanie onboardingu, który wychodzi poza schemat wymaga od działu HR dużej dozy kreatywności. Warto więc spoglądać poza organizację, śledzić trendy i szukać inspiracji u innych.

Poniżej garść pomysłów, co zrobić, aby rozpoczęcie pracy było dla twoich kandydatów jak najlepszym doświadczeniem.


#1 Newsletter pre-onboardingowy

Najlepszym patentem na efektywny onboarding jest rozpoczęcie go na długo przed dołączeniem pracownika do firmy (tzw. pre-onboarding). Mistrzem w tym obszarze jest firma Objectivity, która swoim świeżo zrekrutowanym kandydatom przesyła dedykowany newsletter.

Newsletter wysyłany jest co miesiąc do osób, które przyjęły ofertę. Zatem kandydat, który dołączy do firmy za 3 miesiące (bo np. tyle wynosi jego okres wypowiedzenia) otrzyma go 3 razy. Newsletter pisany jest lekkim językiem, ma niezobowiązującą formę i w pigułce opowiada, co słychać w Objectivity (aby kandydat jeszcze bardziej nie mógł się doczekać).

preonboarding_pracownika_newsletter
Fragment newslettera, który Objectivity wysyła swoim kandydatom przed ich dołączeniem do firmy.


#2 Voucher do kawiarni dla nowego pracownika i buddy’ego

Przekazujemy buddy’emu voucher dla dwóch osób do kawiarni, aby pierwszego dnia mógl zabrać nową osobą na kawę i porozmawiać z nią w nieformalnej atmosferze. Pomysł dobry, łatwy do wdrożenia i niskobudżetowy (kosztuje tylko co 2x kawa i ciastko).

Tę metodę na pierwsze przełamanie barier z powodzeniem stosuje m.in. jeden z działów Aviva (każdy dział ma u nich swój własny sposób na onboarding).


#3 Spotkania 1:1

Spotkania z przedstawicielami działów są powszechnie stosowane, ale np. firma Katalog marzeń zdecydowała się na wprowadzenie spotkań 1:1 z każdym z pracowników. Pomysł sprawdzi się oczywiście tylko w małych organizacjach. Takie spotkanie to okazja do integracji oraz czas na wyjaśnienie, kto czym zajmuje się w firmie i w jakich obszarach będzie współpracować z nową osobą.

Pro tip: Aby jeszcze lepiej wesprzeć integrację, spotkania można zorganizować poza biurem – np. w parku czy kawiarni na dole.


#4 Gra planszowa

O perspektywach i możliwościach rozwoju Schindler Polska opowiada nowym pracownikom przy użyciu gry planszowej – w ten sposób łatwiej jest wyjaśnić pewne zależności.

Taką grę można też z powodzeniem wykorzystać do wyjaśnienia przebiegu procesów w firmie, prezentacji ścieżki kariery itd.


#5 Hack na welcome pack

Zestaw powitalny to zawsze dobry pomysł, o ile pracownik może zrobić z niego użytek (np. podczas pierwszych dni w pracy). Możliwości jest mnóstwo.

Taki welcome pack otrzymują nowi pracownicy Traffit:

onboarding_pracownika_welcome_pack
W skład zestawu wchodzą: plecak worek, kubek, notes i długopis, etui na laptopa, zaślepka na kamerkę, firmowa bluza i antystres. Wszystko obrandowane logo i firmowym hasłem.


A gdyby tak przekazać welcome pack na długo przed pierwszym dniem w pracy?

Objectivity wręcza pakiet powitalny na spotkaniu w celu podpisania umowy (jeśli pracownik dołączy do firmy za max. miesiąc) lub wysyła go pocztą (do osób, które dołączą do nich za 2-3 miesiące). To świetny sposób na budowanie relacji z kandydatem, który jest nadal zatrudniony w innej organizacji i ma dłuższy okres wypowiedzenia.

Ich zestaw to prawdziwy popis kreatywności w obszarze Employer Brandingu. Oprócz prezentu “na dobry początek”, kandydat otrzymuje też książkę zawierająca dostęp do testu Strenghts Finder Instytutu Gallupa (jako, że firma wyznaje filozofię pracy na mocnych stronach).

onboarding pracownika welcome pack
onboarding pracownika pomysły welcome pack


#6 Biurowa lub terenowa gra onboardingowa

Onboarding pracownika i grywalizacja to połączenie idealne. Wystarczy opracować zadania, spisać zasady gry i (opcjonalnie) przygotować nagrody. Jako cel można postawić np. wdrożenie w wartości w firmie, poznanie przebiegu procesów czy rozeznanie w biurowej przestrzeni. Potem trzeba już tylko odpowiednio dopasować zadania. Grę przeprowadzamy w biurze lub w terenie.

onboarding pracownika gra
Grywalizację w procesie onboardingu stosuje wiele firm, w tym Grupa Pracuj.


Ciekawym przykładem gry onboardingowej podzieliła się z nami firma Maroney.

Aby lepiej zrozumieć procesy i podział obowiązków w firmie, nowy pracownik wchodzi najpierw w role osób, z którymi będzie bezpośrednio współpracował. Na początek otrzymuje mapę biura z zaznaczonymi kluczowymi punktami. W tych miejscach spotyka przy pracy obecnych pracowników i razem z nimi wykonuje wyzaczone zadania. W ten sposób pracownik:

  • poznaje proces
  • poznaje współpracowników
  • zapoznaje się z przestrzenią biurową


Rozwiązanie jest też wartościowe dla obecnych pracowników: mają okazję poznać nową osobę oraz przekazać jej wiedzę, która przyda się w ich dalszej współpracy. Dodatkowe korzyści to: wsparcie komunikacji, budowanie relacji oraz wzmocnienie zaangażowania i poczucia odpowiedzialności obecnych pracowników.


#7 Quiz utrwalający wiedzę

Quiz na zakończenie onboardingu to pomysł od ZnanyLekarz. I nie chodzi tu o odpytywanie i testowanie wiedzy, bo firma stara się od początku tworzyć przyjazną atmosferę, ale o utrwalenie najważniejszych informacji, które przekazaliśmy podczas wdrożenia.

onboarding pracownika pomysły
ZnanyLekarz podsumowuje wiedzę onboardingową przy użyciu krótkiego quizu online.


Zaprojektowanie dobrego onboardingu jest zdecydowanie warte wysiłku. Poczucie komfortu i dobre wdrożenie to najlepsza wartość, jaką możesz dać pracownikowi na początku jego drogi.


Udostępnij znajomym

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Powiązane artykuły

Publikowaliśmy dla:

Nasze artykuły
prosto na Twoją skrzynkę!