Czym jest ocena okresowa pracowników, jak przygotować arkusz oceny i przeprowadzić rozmowę okresową z pracownikiem? Rozkładamy ocenę okresową pracowników na czynniki pierwsze.
W tym artykule znajdziesz informacje:
- Ocena okresowa pracowników – czyli co?
- Ocena okresowa pracowników – po co ją w ogóle stosować?
- Ocena okresowa pracowników – rodzaje oceny
- Ocena okresowa pracowników – jak ją przeprowadzić?
- Ocena okresowa pracowników – jakich błędów unikać
- Ocena okresowa pracowników – wzór ankiety oceniającej
Ocena okresowa pracowników – czyli co?
Ocena okresowa pracowników (z ang. employee evaluation) to mówiąc najprościej przegląd wyników pracownika z danego okresu przy pomocy ankiety i rozmowy. Taka ocena przeprowadzana jest w firmach regularnie, najczęściej na koniec roku lub w rocznicę pracy każdego pracownika.
Ocena okresowa jest jednym z kluczowych etapów zarządzania zasobami ludzkimi w firmie. Pozwala działom HR zbadać wyniki wydajności osób zatrudnionych, a także rozpoznać i zdiagnozować problemy wewnątrz organizacji, następnie zdecydować o ewentualnym szkoleniu, awansie lub redukcji etatów.
Dzięki regularnym rozmowom okresowym nie tylko ocenisz pracę danego pracownika na przestrzeni czasu, ale także spojrzysz szerzej na relacje między pracownikami i kondycję całej firmy.
Ocena okresowa pracowników – po co ją w ogóle stosować?
Rozmowa okresowa z pracownikiem to jeden z etapów planowania, organizowania, motywowania i kontroli w dojrzałym przedsiębiorstwie, które składają się na jego sukces.
Kluczowe zadania działu HR w firmie można podzielić na:
Ocena pracownika spełnia więc przede wszystkim funkcję informacyjną. Pozwala skontrolować, czy zatrudniona osoba sprawdza się na swoim stanowisku i czy odnajduje się w strukturach firmy. Co ważne, nie chodzi tu o rozliczanie błędów pracownika, ale konstruktywną ocenę i ewentualnie wyznaczenie obszarów do poprawy i dalszego rozwoju.
Funkcje oceny okresowej możemy podzielić na:
- Informacyjną – ocena okresowa dostarcza działowi HR informacji o samym pracowniku, ale także o jego najbliższym otoczeniu: przełożonych, współpracownikach i ewentualnych problemach na tym polu.
- Motywacyjną – pracownik wiedząc, że jego praca czy zachowanie podlegają ocenie, wykazuje wyższą motywację. Więcej o tym, jak motywować pracowników przeczytasz w naszym artykule.
- Rozwojową – jeśli w twojej firmie jest rozpisana ścieżka kariery, dzięki ocenie okresowej pracownika będziesz w stanie określić jego potencjał rozwojowy, oraz czy spełnił on kryteria kwalifikujące go do awansu lub podwyżki.
- Edukacyjną – poprzez rozmowę okresową z pracownikiem możesz sprawdzać dopasowanie pracowników do wartości etycznych firmy i egzekwować ich przestrzeganie, a więc edukować pracowników.
| Funkcje dla pracownika | Funkcje dla organizacji |
| informacja zwrotna o wynikach pracy uznanie poczucie własnej wartości modyfikacja zachowań informacja zwrotna o potencjale rozwojowym subiektywny wymiar kariery rozwój zawodowy poprawa klimatu społecznego | wyniki pracy pracownika przydatność pracownika przeniesienie nagrody i kary zwolnienie obiektywny wymiar kariery awansowanie szkolenia |
Dla organizacji kluczowym jest, aby utrzymać optymalny poziom rotacji pracowników, wzrostu i rozwoju firmy poprzez zatrudnianie odpowiednich pracowników i monitorowanie efektów ich pracy.
Dla pracowników zaś, niezwykle ważna jest informacja zwrotna o ich pracy, uznanie oraz poczucie własnej wartości. Wpływa to pozytywnie na motywację do pracy.
Ocena okresowa pracowników – rodzaje oceny
Ocenę okresową pracowników można podzielić przede wszystkim ze względu na to, kto danej oceny udziela. Im więcej stron zaangażowanych w ocenę pracownika tym jest ona bardziej kompleksowa.
Sens przeprowadzania takiej oceny okresowej polega na skonfrontowaniu wyobrażenia pracownika o samym sobie z zewnętrzną opinią współpracowników, przełożonych, podwładnych, a nawet klientów.
Ocena pracownika 360 stopni
Odpowiedzi na temat osoby ocenianej udzielają 4 strony:
- przełożeni
- podwładni
- współpracownicy
- osoba oceniana
Sprawdzi się w przypadku oceny:
- managerów
- kierowników
- dyrektorów
Jeśli do tej oceny dołączona zostanie także opiniami klientów, z którymi oceniany pracownik współpracuje, wówczas mówimy o ocenie 360+.
Ocena pracownika 270 stopni
Odpowiedzi na temat osoby ocenianej udzielają 3 strony:
- przełożeni
- współpracownicy
- osoba oceniana
Sprawdzi się w przypadku oceny:
- pracowników, którzy nie mają podwładnych
- specjalistów
Jest to forma uniwersalna w przypadku pracowników nieposiadających podwładnych.
Ocena pracownika 180 stopni
Odpowiedzi na temat osoby ocenianej udzielają 2 strony:
- przełożony
- osoba oceniana
Sprawdzi się w przypadku oceny:
- pracowników, którzy nie mają podwładnych
- specjalistów
Ocena okresowa pracowników – jak ją przeprowadzić?
Sam przebieg oceny okresowej pracowników możemy podzielić na kilka etapów:
Przygotowanie oceny okresowej:
- Przygotowanie ankiety w oparciu o strategię i wartości firmy
- Stworzenie harmonogramu procesu wraz z terminami i czasem trwania poszczególnych etapów procesu
- Zaplanowanie komunikacji wewnątrzfirmowej w związku z wprowadzeniem okresowej oceny pracowniczej
- Poinformowanie pracowników o wprowadzeniu oceny okresowej
Przeprowadzenie rozmowy okresowej z pracownikiem:
- Wybór respondentów do oceny
- Przesłanie arkuszy oceny i wypełnienie ich przez osoby oceniające
- Zebranie oraz analiza danych z arkuszy ocen
- Przygotowanie wniosków i raportu z zebranych ocen
- Umówienie rozmowy okresowej z ocenianym pracownikiem
- Udzielenie informacji zwrotnej osobie ocenianej podczas rozmowy okresowej
Przyjrzyjmy się bliżej dwóm kluczowym etapom tego procesu:
Ankieta oceniająca
Ankietę z pytaniami możesz przesłać do osób zaangażowanych np. na tydzień przed planowaną rozmową okresową. W zależności od tego, czy wybierzesz ocenę 180, 270 czy 360 stopni – udostępnij arkusz przełożonemu, kolegom i podwładnym pracownika, który podlega ocenie. Ankietę może wypełnić więcej niż jeden współpracownik oraz podwładny.
Ocena podwładnych oraz współpracowników może być anonimowa dla ocenianego. Ocena przełożonego o ocenianym pracowniku z oczywistych względów musi być jawna.
Do oceny postaraj się wybrać takie osoby, które rzeczywiście mają na co dzień styczność z ocenianym pracownikiem i będą w stanie wypowiedzieć się na temat jego pracy czy zachowania.
Przed samą rozmową zapoznaj się dokładnie z odpowiedziami każdej ze stron i przygotuj się do rozmowy. To również czas na to, aby zebrać ewentualne informacje czy przypomnieć sobie sytuacje, które pomogą ci uargumentować swoje stanowisko podczas rozmowy.
Rozmowa okresowa z pracownikiem
Po zebraniu odpowiedzi z ankiet pora na konfrontację z pracownikiem. Rozmowa okresowa z pracownikiem zwykle odbywa się z udziałem osoby ocenianej oraz bezpośredniego przełożonego, ale do rozmowy możesz też zaprosić osobę postronną. W dużych firmach często w takich rozmowach uczestniczy opiekun z działu HR przydzielony do opieki nad danym pracownikiem.
Z wyprzedzeniem umów spotkanie z osobą ocenianą i poinformuj ją o celu tego spotkania.
Sama rozmowa okresowa z pracownikiem powinna skupiać się na tych obszarach z ankiety, w których występuje duża rozbieżność pomiędzy samooceną pracownika, a ocenami przełożonych czy kolegów, albo na tych które wymagają poprawy.
Podczas rozmowy zwróć też uwagę na pozytywne aspekty. Jeżeli ktoś szczególnie dobrze ocenił pracownika za konkretne cechy czy umiejętności – koniecznie o tym wspomnij i pochwal taką postawę, aby wzmocnić pozytywne zachowania.
Ocena okresowa pracowników – jakich błędów unikać?
Uprzedzenia
Ocena pracy pracownika to moment, kiedy musisz wyzbyć się wszelkich uprzedzeń i spojrzeć obiektywnie na całokształt jego osiągnięć. To nie miejsce na sympatie i antypatie, które nie da się ukryć, z pewnością w firmach występują. Jednak jako manager czy przełożony musisz opierać się wyłącznie na faktach i sytuacjach, które rzeczywiście miały miejsce.
Skup się tylko na pytaniach z arkusza. Nie staraj się oceniać ogółu cech osobowości pracownika i wytykać mu błędów, które w jakiś sposób cię rażą, ale nie mają związku z okresową oceną pracownika.
Staraj się także przeanalizować cały okres pracy danej osoby, który podlega ocenie, a nie tylko ostatnie kilka tygodni. Wówczas twoja ocena będzie bardziej rzetelna.
Wybiórcza obserwacja
Jeżeli darzysz kogoś antypatią, będziesz bardziej skłonny aby zauważać te zachowania, które będą umacniać cię w twoim przekonaniu, np. że pracownik się spóźnia czy nie dotrzymuje terminów.
Postaraj się jednak obiektywnie i całościowo podejść do oceny pracownika, nawet jeśli nie jest on twoim ulubieńcem.
Brak zdecydowania
Przekazywanie negatywnej informacji pracownikowi nie zawsze jest łatwe. Ale ocena okresowa pracownika do tego właśnie służy. Staraj się więc unikać ocenienia pracownika pośrodku skali, tylko dlatego, że nie chcesz go urazić. Taka ocena nie będzie zbyt przydatna i ciężko będzie z niej wyciągnąć jakieś konkretne wnioski.
Zbierz za to odpowiednią ilość faktów, sytuacji i zdarzeń, które pozwolą ci udowodnić swoje stanowisko i przekazać pracownikowi popartą dowodami ocenę – nawet jeżeli nie będzie ona pozytywna.
Ocena okresowa pracownika wzór
Udostępniamy gotowe szablony oceny okresowej pracowników. Jest to ocena w fromule 360 – dla 4 stron oceny. Arkusz z oceną okresową jest w formie ankiet Google. Możesz przekopiować wszystkie pytania do swojego narzędzia.
Pamiętaj, aby spersonalizować ankietę zgodnie z wartościami i strategią swojej firmy. Jeśli na zbadania którychś obszarów czy zachowań zależy ci najbardziej, koniecznie zamieść te pytania w ankiecie oceniającej.
Aby przejrzeć ankietę NIE MUSISZ podawać żadnych odpowiedzi
- Ocena przełożonego (ankietę przesyłasz podwładnym ocenianej osoby):
Kliknij tutaj, aby otworzyć ankietę z oceną przełożonego
- Ocena podwładnego/współpracownika (ankietę przesyłasz przełożonemu lub współpracownikom ocenianej osoby):
Kliknij tutaj, aby otworzyć ankietę z oceną podwładnego/współpracownika
- Samoocena (ankietę przesyłasz ocenianej osobie):
Kliknij tutaj, aby otworzyć ankietę z samooceną
Mamy nadzieję, że temat oceny okresowej pracowników jest ci teraz nieco bliższy. Powodzenia w przygotowywaniu i przeprowadzaniu rozmów z twoimi pracownikami!
