Prześlij nam wiadomość - odpiszemy

Współpraca z agencją rekrutacji – jak wygląda i na co się przygotować?

Marketing Specialist

Usługa rekrutacji przez agencję polega na kompleksowym przeprowadzeniu procesu rekrutacji od ustalenia wymagań klienta, przez poszukiwanie kandydatów, rozmowy z nimi, aż do zarekomendowania najlepszego kandydata.

W przypadku tej usługi agencja przeprowadza cały proces rekrutacji, ale to klient ostatecznie zatrudnia kandydata bezpośrednio w swojej firmie.

Etapy współpracy z agencją rekrutacji:

  1. Złożenie zapytania ofertowego przez klienta – to moment w którym klient zgłasza się do agencji i wstępnie opisuje kogo szuka.
  2. Ustalenie wymagań i profilu stanowiska poszukiwanej osoby – po przeanalizowaniu zapytania agencja wraz z klientem ustala dokładny profil poszukiwanej osoby i wycenia koszt procesu rekrutacji.
  3. Podpisanie umowy
  4. Rozpoczęcie działań rekrutacyjnych – zaraz po podpisaniu umowy agencja rekrutacji rozpoczyna poszukiwania kandydatów. W zależności od procesu korzystamy z płatnych i bezpłatnych portali ogłoszeniowych, mediów społecznościowych, płatnych kampanii, direct search’u oraz w uzasadnionych przypadkach – headhuntingu.
  5. Selekcja CV – to moment selekcji zebranych CV. Agencja wybiera najlepszych kandydatów i zaprasza ich na spotkania.
  6. Spotkania z kandydatami w agencji – zanim agencja przekaże wybranych kandydatów klientowi, rekrutrzy przeprowadzają z nimi wstępne rozmowy kwalifikacyjne i wybierają tych, którzy najbardziej odpowiadają profilowi stanowiska.
  7. Spotkania z kandydatami w firmie klienta – po przekazaniu wybranych CV, klient ma możliwość spotkania się z kandydatami osobiście w siedzibie swojej firmy.
  8. Wybór kandydatów przez klienta – z przekazanych kandydatów klient wybiera tych najlepszych i podejmuje decyzję o zatrudnieniu.
  9. Zatrudnienie wybranych kandydatów – to ostatni etap procesu rekrutacji. Klient zatrudnia wybranych kandydatów, a agencja wystawia fakturę za przeprowazony proces.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak wygląda współpraca z agencją rekrutacji oraz co zrobić, aby ją usprawnić, koniecznie przeczytaj ten artykuł.

Po pierwsze sprecyzuj oczekiwania wobec kandydata

Często zgłaszają się do nas klienci z prośbą o wycenę procesu rekrutacji, ale sami do końca nie są pewni, kogo szukają. W takim przypadku trudno określić koszt, a także czas potrzebny na znalezienie kandydatów. Im bardziej sprecyzowane oczekiwania wobec pracownika, tym łatwiej będzie go znaleźć i dokładnie wycenić koszt projektu rekrutacyjnego.

Jak to zrobić? Najlepiej stworzyć listę wymagań wobec kandydata, porządkując je od najważniejszych, do mile widzianych, ale już nie koniecznych.

W pierwszej kolejności, zanim skontaktujesz się z agencją rekrutacji, postaraj się określić:

  • Nazwę stanowiska kandydata
  • Podstawowy zakres obowiązków
  • Wymagane wykształcenie
  • Wymagane umiejętności czy znajomość programów
  • Doświadczenie oraz jego długość na wybranym stanowisku
  • Znajomość języków obcych
  • Wymagane kursy/uprawnienia/szkolenia

Te kilka informacji to dla nas punkt wyjściowy do przygotowania oferty. Z pewnością każda agencja rekrutacji zapyta o to prędzej czy później. Cena i długość procesu rekrutacji zależy w głównej mierze od tego, jaki profil stanowiska określimy wspólnie z klientem.

– Łukasz Beskowski, Sales Specialist w Jobs Plus


Wiesz już, kogo szukasz?


Zastanów się, jakie warunki oferujesz kandydatom

Oprócz listy wymagań wobec kandydata, koniecznie przedstaw, co możesz mu zaoferować jako pracodawca. Chodzi nie tylko o wynagrodzenie (chociaż w przypadku stanowisk niższego szczebla wciąż jest ono kluczowe), ale także pozapłacowe formy wynagradzania pracowników.

Najnowsze badania pokazują, że w tej chwili dla osób urodzonych po roku 1980, pozytywna kultura organizacji jest ważniejszym czynnikiem przy wyborze miejsca pracy, niż wynagrodzenie.

pozytywna kultura organizacji
Opracowanie na podstawie raportu Deloitte „Milenialsi 2018”.

Koniecznie poinformuj agencję rekrutacji, jakie warunki płacowe i pozapłacowe możesz zaoferować:

  • Wysokość wynagrodzenia zasadniczego
  • Premie i prowizje

Jeśli nie wiesz ile zapłacić kandydatowi, agencja podpowie, jakie są aktualne oczekiwania kandydatów na danym stanowisku i czy proponowana stawka jest adekwatna do wymagań.

Jeśli planujesz zatrudnienie pracowników tymczasowych, koniecznie przeczytaj nasz artykuł o tym, w jaki sposób ustalić wynagrodzenie pracowników tymczasowych.

Pamiętaj, że jeśli proponujesz wynagrodzenie poniżej średniej, możesz przyciągnąć kandydatów… poniżej średniej.

Dodatkowe benefity jakie możesz zaoferować kandydatowi:

  • Prywatna opieka medyczna
  • Karta Multisport
  • Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne
  • Samochód lub telefon służbowy
  • Ubezpieczenie na życie
  • Wczasy pod gruszą
  • Praca zdalna
  • Elastyczny czas pracy

Opracowanie na podstawie raportu Sedlak & Sedlak  
„Świadczenia dodatkowe w oczach pracowników w 2018 roku”
Aneta Dziadkowiec

Nasze doświadczenie pokazuje, że dla kandydatów liczą się również pomniejsze aspekty, jak np. położenie biura, miejsce parkingowe pod budynkiem, a także atmosfera pracy. Jednak wynagrodzenie pozostaje oczywiście równie ważne.

– Aneta Dziadkowiec, HR Manager w Jobs Plus


Pamiętaj, że im więcej informacji dostarczysz agencji rekrutacji, tym lepiej.

Stała komunikacja na linii agencja rekrutacji – klient

Aby rekrutacja przez agencję przyniosła oczekiwany efekt, warto od początku do końca pozostawać w ścisłym kontakcie. Ta odpowiedzialność leży zarówno na kliencie, jak i na agencji rekrutacji.

Ty jako klient, pamiętaj o bieżącej informacji zwrotnej na temat przekazanych przez agencję kandydatów. Jeśli nie spełniają oni twoich oczekiwań, od razu informuj o swoich wątpliwościach i uwagach. Tylko bieżący feedback pozwoli agencji lepiej trafić w twoje potrzeby.

Prowadzone rekrutacje są często bardzo dynamiczne. Kandydaci zadają coraz to nowe pytania i agencja w trakcie procesu prosi klienta o dostarczenie dodatkowych informacji. Kluczową rolę odgrywa tu czas, bo kandydaci biorą udział w kilku procesach na raz. Sprawna komunikacja zwiększa szansę na znalezienie najlepszego kandydata.

Agencja powinna z kolei regularnie przekazywać informację na temat postępów w procesie i na bieżąco informować o ilości zgłoszeń czy prowadzonych rozmów.
My na życzenie klienta przygotowujemy także pełny raport z działań rekrutacyjnych.

Bądź gotowy na dodatkowe pytania od agencji dotyczące firmy i stanowiska

Klienci często myślą, że w momencie podpisania umowy nie muszą już angażować się we współpracę, a agencja rekrutacji sama zrealizuje cały proces od A do Z. Jest w tym trochę prawdy.

Agencja rekrutacji przejmuje za klienta wszystkie obowiązki związane z rekrutacją kandydatów: od stworzenia i zamieszczenia ogłoszeń, przez selekcję CV, spotkania z kandydatami, aż do zarekomendowania wybranej osoby.

Jednak rolą klienta jest dostarczenie informacji niezbędnych do przeprowadzenia procesu i tego nie można uniknąć. O ile do samej wyceny wystarczą podstawowe informacje, o tyle w trakcie trwania rekrutacji z pewnością pytań pojawi się więcej.

Pytania najczęściej wychodzą od samych kandydatów, którzy poza podstawowymi informacjami dotyczącymi wynagrodzenia czy obowiązków chcą wiedzieć więcej. Szczególnie jeśli rekrutacja dotyczy wysokich stanowisk.

Oto obszary, o które agencja może dopytać cię podczas współpracy:

  • Struktura w firmie i informacja o przełożonych
  • Informacje o zespole i współpracownikach
  • Dojazd i lokalizacja biura
  • Dostępność miejsc parkingowych
  • Dokładne godziny pracy
  • Nadgodziny
  • Możliwość pracy zdalnej
  • Rodzaj i długość trwania umowy
  • Programy, technologie czy też sprzęt/maszyny używane w firmie

To tylko kilka z wielu kwestii, o jakie agencja rekrutacji może zapytać klienta w trakcie współpracy. Oczywiście w zależności od stanowiska pytania będą się różnić. Bądź na to przygotowany i pamiętaj, że im więcej informacji przekażemy kandydatom, tym szybciej i sprawniej uda się zamknąć proces rekrutacji.

Sprawdź zakres usług i zawartość umowy z agencją rekrutacji

Aby współpraca z agencją przebiegała sprawnie, przed podpisaniem umowy należy ustalić zakres usług i harmonogram prac.

W naszej agencji staramy się elastycznie podchodzić do każdego klienta i indywidualnie dopasować zawartość umowy, ponieważ różni się ona nieco dla każdeo stanowiska.

Oprócz stałych zapisów, wspólnie z klientem ustalamy:

  • Liczbę poszukiwanych osób
  • Profil poszukiwanej osoby
  • Harmonogram prac (wspólnie z klientem ustalamy narzędzia i sposoby dotarcia do kandydatów, a także etapy procesu rekrutacji)
  • Czas, na jaki umowa jest podpisana
  • Okres wypowiedzenia umowy

My jako agencja w zależności od procesu indywidualnie ustalamy:

  • Liczbę kandydatów, których zarekomendujemy
  • Czas, w jakim klient powinien przekazać informację zwrotną na temat kandydatów


Wszystkie ustalenia zawarte w umowie mają na celu usprawnienie procesu rekrutacji, oraz jasne określenie zakresu usług tak, aby klient dokładnie wiedział kiedy i czego może wymagać od agencji.

Nie zmieniaj warunków podczas współpracy z agencją

Jeśli już określiłeś profil poszukiwanej osoby, staraj się trzymać umowy. Agencja rekrutacji reprezentuje klienta i dba o jego markę w relacjach z kandydatem. Ciągłe zmiany nie wpływają dobrze na wizerunek firmy.

Ważne, aby zarówno spotkania w agencji, jak i u klienta były pozytywnym doświadczeniem dla kandydata. Najważniejsza jest spójność: informacje, jakie przekazuje kandydatowi agencja powinny zgadzać się z tym, co kandydat usłyszy na spotkaniu w docelowej firmie.

Niestety z naszego doświadczenia wynika, że na ostatnim etapie rekrutacji, czyli podczas rozmów u potencjalnego pracodawcy, często dochodzi do zmiany ustalonych wcześniej warunków. Klienci próbują negocjować z kandydatami na własną rękę, myśląc, że uda im się w ostatniej chwili oszczędzić na pracowniku.

Konkretne ustalenia z agencją, takie jak wynagrodzenie, rodzaj umowy czy zakres obowiązków są zawsze przekazywane kandydatom. Zmiana warunków na ostatnich etapach rekrutacji źle świadczy o firmie. Po pierwsze zapisy umowy są wiążące dla klienta i nie wolno ich zmieniać, a po drugie takie modyfikacje grożą utratą wartościowych kandydatów.

– Łukasz Beskowski, Sales Specialist w Jobs Plus

Mamy nadzieję, że ten artykuł przybliżył ci, na czym polega współpraca z agencją rekrutacji i pomoże ci lepiej rozplanować wspólne działania.

A jeśli chcesz wiedzieć więcej, koniecznie sprawdź naszą stronę poświęconą usłudze rekrutacji.


Szukasz pracowników? Znajdziemy ich dla Ciebie

Udostępnij znajomym

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Powiązane artykuły

Publikowaliśmy dla:

Nasze artykuły
prosto na Twoją skrzynkę!