Jak działa agencja pracy tymczasowej – najczęściej zadawane pytania

Pomimo rosnącej popularności agencji pracy wciąż otrzymujemy wiele zapytań od potencjalnych klientów, którzy nie do końca wiedzą, jak działa agencja pracy tymczasowej.

Zebraliśmy te najczęściej pojawiające się pytania i odpowiedzi na nie w jednym miejscu. Mamy nadzieję, że w ten sposób uda nam się rozwiać wątpliwości dotyczące współpracy z agencją pracy tymczasowej i pomóc pracodawcom w podjęciu decyzji o wyborze tej formy zatrudniania pracowników.

Najczęściej pojawiające się pytania (kliknij w pytanie, aby od razu przejść do odpowiedzi):

Jak działa agencja pracy tymczasowej?

Działanie agencji pracy tymczasowej w skrócie polega na znalezieniu i dostarczeniu pracowników oraz przejęciu wszystkich formalności związanych z zatrudnieniem.

Agencja pracy tymczasowej staje się więc dla pracownika formalnym pracodawcą i oddelegowuje go do pracy w firmie swojego klienta, który w tym momencie staje się tzw. pracodawcą użytkownikiem.

Mamy tu do czynienia z umową trójstronną, której wszystkie ustalenia dotyczą trzech stron umowy: agencji, pracodawcy użytkownika (czyli klienta) i pracownika.

Działalność agencji pracy tymczasowej skupia się głównie wokół dwóch obszarów:

  • Rekrutacja i poszukiwanie kandydatów do pracy – agencja w imieniu swojego klienta poszukuje kandydatów na wybrane stanowiska. Korzysta przy tym m.in. z: własnych baz kandydatów, portali ogłoszeniowych, forów dyskusyjnych i mediów społecznościowych. Dzięki dostępowi do wielu narzędzi oraz własnym metodom dotarcia do kandydatów agencja może w krótkim czasie dostarczyć pracowników gotowych do zatrudnienia.
  • Obsługa kadrowo-płacowa pracowników w trakcie ich zatrudnienia – po znalezieniu odpowiednich kandydatów agencja kieruje pracowników na badania, przygotowuje dokumenty, podpisuje z nim umowę, a w kolejnych etapach również nalicza i wypłaca pracownikowi wynagrodzenie, rozlicza urlopy, L4 czy wystawia świadectwo pracy. Przejmuje więc wszystkie obowiązki, które zwykle ciążą na pracodawcy.

Dla klienta korzystającego z usług agencji pracy tymczasowej jest to bardzo korzystne rozwiązanie – agencja w całości przejmuje wszystkie kwestie kadrowe i administracyjne, a pracodawca użytkownik otrzymuje gotowych do pracy pracowników.

Ważne: Każda agencja pracy tymczasowej powinna być zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia i mieć nadany odpowiedni numer działalności. Na stronie STOR można sprawdzić, czy dana agencja znajduje się w rejestrze. Taki wpis daje pewność, że agencja działa zgodnie z prawem i może legalnie zatrudniać pracowników.

Jak wygląda współpraca z agencją pracy tymczasowej?

Współpracę z agencją możemy podzielić na dwa etapy. Pierwszy obejmuje całość działań, począwszy od wysłania zapytania do agencji do zatrudnienia pracowników. Ten etap wygląda bardzo podobnie jak w przypadku usługi rekrutacji z tą różnicą, że to agencja (a nie klient) formalnie zatrudnia wybranych pracowników i deleguje ich do pracy u pracodawcy użytkownika.

Etap I – od pierwszego kontaktu do zatrudnienia pracowników

  1. Klient zgłasza się do agencji z prośbą o wycenę usługi pracy tymczasowej
  2. Agencja przygotowuje ofertę cenową – analizuje zapytanie, ustala wysokość marży i przygotowuje dla klienta ofertę.
  3. Następuje podpisanie umowy
  4. Agencja poszukuje kandydatów i po dokonaniu selekcji przekazuje wybrane CV klientowi
  5. Zatrudnienie wybranych przez klienta kandydatów – agencja kieruje kandydatów  wybranych przez klienta na badania i następnie podpisuje z nimi umowę.

Etap II – comiesięczne rozliczenie klienta z agencją pracy tymczasowej

Po zatrudnieniu wybranych kandydatów, agencja pracy tymczasowej co miesiąc kontaktuje się z klientami, aby przygotować rozliczenie czasu pracy pracowników i wypłacić im wynagrodzenie.

  1. Przygotowanie rozliczenia – klient przesyła agencji karty czasu pracy pracowników, a agencja na tej podstawie przygotowuje rozliczenie.
  2. Wystawienie faktury – po akceptacji przez klienta przygotowanego przez agencję rozliczenia, agencja pracy tymczasowej wystawia raz w miesiącu fakturę za usługę.
  3. Wypłata wynagrodzeń zatrudnionym pracownikom – wynagrodzenie pracownikom wypłaca agencja pracy tymczasowej do 10 dnia każdego miesiąca.

Rozliczenie odbywa się raz w miesiącu – po akceptacji rozliczenia przez klienta agencja wystawia fakturę VAT. Rozliczenie zawiera: wynagrodzenie pracownika netto, składki z tytułu ZUS, podatek dochodowy z tytułu umowy, marżę agencji + koszt badań (na ich wysokość mają wpływ czynniki szkodliwe występujące na danym stanowisku).

Dokładny przebieg współpracy i opis usługi znajdziesz na naszej stronie w zakładce poświęconej pracy tymczasowej.

Ile kosztują usługi agencji i od czego zależy marża agencji pracy tymczasowej?

Niestety choć to pytanie pada już przy pierwszym kontakcie z potencjalnymi klientami, jako agencja nie jesteśmy w stanie wycenić usługi bez poznania szczegółów oferty i wymagań klienta.

Wysokość marży zależy od trudności procesu i od tego, ile pracy i wysiłku agencji będzie musiała włożyć w dostarczenie gotowych do pracy pracowników. Zależy to m.in. od branży, stanowiska, sezonu, dostępności fachowców na rynku itd.

Dlatego każdy projekt wyceniamy w naszej agencji indywidualnie i nie mamy gotowych cenników.

Marża agencji pracy tymczasowej

Marża agencji pracy tymczasowej zawiera:

  • koszt pozyskania i zatrudnienia kandydatów
  • pełną obsługę administracyjno-kadrową,
  • opiekę konsultanta nad zatrudnionymi podczas trwania współpracy
  • koszty poszukiwania nowych pracowników w sytuacjach awaryjnych.

Aby podać klientowi wysokość marży, oprócz samej nazwy stanowiska oraz miejsca wykonywania pracy, agencja potrzebuje informacji dotyczących warunków zatrudnienia przyszłych pracowników oraz ilości wakatów do zapełnienia.

Dopiero poznanie tych szczegółów pozwoli agencji ocenić trudność procesu, dobrać odpowiednie narzędzia, oszacować czas oczekiwania na kandydatów i na tej podstawie ustalić wysokość marży.

Co składa się na koszt dla klienta?

Do całkowitych kosztów zatrudnienia (wynagrodzenie pracownika netto + obowiązujące składki ZUS + podatki) należy doliczyć marżę agencji za każdego zatrudnionego za jej pośrednictwem pracownika tymczasowego.

Marża agencji pracy wyliczana jest jako stała stawka miesięczna lub za każdą rozpoczętą roboczogodzinę pracownika tymczasowego.

Ile agencja pracy tymczasowej zarabia na pracownikach?

To pytanie najczęściej pada od kandydatów, którzy są przekonani, że agencja pracy tymczasowej pobiera marżę z wynagrodzenia pracownika, oferując tym samym mniejsze stawki kosztem pracowników. Oczywiście tak nie jest.

W rzeczywistości wynagrodzenie dla pracownika ustalamy z klientem jeszcze przed wyceną procesu, czyli przed ustaleniem wysokości marży dla agencji. Nie ma więc mowy o pobieraniu części wynagrodzenia pracownika na poczet marży dla agencji pracy tymczasowej.

Na jakie stanowiska może rekrutować agencja pracy tymczasowej?

Praca tymczasowa jest bardzo popularną formą zatrudnienia w Polsce. Według raportu Polskiego Forum HR ponad 1,3 miliona pracowników rocznie znajduje zatrudnienie dzięki agencjom pracy – w tym prawie 900 tysięcy w ramach pracy tymczasowej.

Usługa pracy tymczasowej sprawdza się w przypadku:

  • stanowisk niższego szczebla – pracownicy fizyczni (np. stanowiska produkcyjne)
  • stanowisk biurowo – administracyjnych
  • stanowisk sezonowych
  • stanowisk rotujących
Jak działa agencja pracy tymczasowej

Na podstawie raportu “Rynek agencji zatrudnienia 2018” Polskie Forum HR

Jakich pracowników nie może zatrudniać agencja pracy tymczasowej?

Ta forma zatrudnienia ma swoje ograniczenia – te prawne i te mniej formalne. Pracownikowi tymczasowemu nie może być powierzone wykonywanie na rzecz pracodawcy użytkownika pracy szczególnie niebezpiecznej.

Do prac szczególnie niebezpiecznych można zakwalifikować:

  • Roboty budowlane, rozbiórkowe, remontowe i montażowe prowadzone bez wstrzymania ruchu zakładu pracy lub jego części
  • Prace w zbiornikach, kanałach, wnętrzach urządzeń technicznych i w innych niebezpiecznych przestrzeniach zamkniętych
  • Prace przy użyciu materiałów niebezpiecznych
  • Prace na wysokości

Stanowiska niezalecane przy usłudze pracy tymczasowej

  • Stanowiska wyższego szczebla (managerskie, dyrektorskie)
  • Stanowiska eksperckie, specjalistyczne

Dlaczego? Procesy rekrutacyjne na tego typu stanowiska prowadzimy głównie w oparciu o metodę direct search. Docieramy zatem do pasywnych kandydatów, którzy aktywnie nie szukają zatrudnienia. Naszym zadaniem jest przekonanie ich do zmiany pracy, a przekonać ich może tylko oferta lepsza od tej, którą obecnie mają. Jednym z kluczowych czynników jest forma zatrudnienia. W przypadku stanowisk wyższego szczebla gdzie standardem jest umowa o pracę – praca tymczasowa może zniechęcić potencjalnych kandydatów.

Na stanowiska wyższego szczebla rekomendujemy usługę rekrutacji.

Udostępnij znajomym

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Powiązane artykuły

Publikowaliśmy dla:

Nasze artykuły
prosto na Twoją skrzynkę!