Objąłeś zespół i zastanawiasz się, jak być dobrym szefem czy kierownikiem dla swoich pracowników? Zastanawiasz się, czy masz w sobie cechy dobrego szefa?
Wiemy doskonale, że zarządzanie ludźmi to niełatwe zadanie, dlatego mamy dla ciebie garść porad, jak robić to dobrze.
Cechy dobrego szefa
Niektóre osoby posiadają naturalne predyspozycje i cechy dobrego szefa, takie jak empatia, emocjonalna samokontrola, dążenie do celu. Dzięki temu znacznie łatwiej im kierować i zarządzać zespołem. Nie będziemy jednak mówić wyłącznie o cechach, z którymi dobrzy liderzy się rodzą.
Pewne cechy i zachowania, które cechują dobrych szefów i kierowników można w sobie wyrobić i zmienić je w nawyk. Opowiemy o nich poniżej.
Dobry szef posiada jasną wizję i strategię firmy i komunikuje ją zespołowi
Jako szef, kierownik, lider zespołu musisz mieć jasną i klarowną wizję tego, dokąd zmierza firma i jakie cele chcesz osiągnąć.
Ważne, aby cel i strategia firmy były jasne i zrozumiałe dla wszystkich – twoi pracownicy muszą rozumieć, po co wykonują swoją pracę.
Bez jasnego celu trudno będzie ci motywować zespół i egzekwować określone zadania czy zachowania.
Potrafi wyznaczać cele i zadania zgodne z wizją i strategią firmy
Kolejnym krokiem jest przekucie strategii w realne działania. Jak dobry szef musisz “rozbić” ogólną wizję na mniejsze kawałki i stworzyć z nich mapę celów na dany rok czy kwartał.
Następnie, podczas ogólnofirmowych, działowych lub bezpośrednich spotkań ze swoimi pracownikami poinformuj o celach na dany okres oraz o tym, jakich wyników od nich oczekujesz, aby je zrealizować.
Ważne, aby każdy pracownik wiedział jaki jest cel jego pracy i aby czuł, że wszyscy gracie do jednej bramki.
Jako szef możesz wyznaczać swoim zespołom cele miesięczne, kwartalne i roczne, dzięki którym będziesz monitorować stopień realizacji swojej wizji. Możesz skorzystać z popularnej metody OKR.
Nie bój się wyznaczać zadań i komunikować celów. Pracownicy, od których niczego się nie wymaga, szybko tracą motywację i poczucie sensu wykonywanej pracy.
Wspiera swój zespół
Cechy dobrego szefa dotyczą nie tylko roli stratega w przedsiębiorstwie, ale także, a może przede wszystkim, bycia wyrozumiałym i empatycznym człowiekiem.
Jako istoty obdarzone emocjonalnością każdy z nas ma lepsze i gorsze dni. Zdarzają się również sytuacje losowe. Dobry szef potrafi w takich sytuacjach wykazać się empatią i zrozumieniem.
Pamiętaj, aby swoim pracownikom dawać wsparcie na polu:
- prywatnym – w przypadku trudnych sytuacji życiowych zaoferuj pracownikom wsparcie. Zaproponuj dzień wolny lub pracę zdalną, bądź elastyczny i wykaż się empatią.
- zawodowym – w trudnych lub spornych sytuacjach wysłuchaj pracownika i zaoferuj mu poradę i wsparcie. Niech wie, że nie jesteś obojętny na jego pracę i związane z nią trudności.
Bycie wspierającym szefem nie oznacza oczywiście uleganie wszystkim prośbom i zachciankom pracowników. Oznacza to bycie na tyle pewnym siebie, aby móc uporać się nie tylko ze swoimi zadaniami, ale także stanowić wsparcie emocjonalne i merytoryczne dla pracowników. To kluczowe cechy dobrego szefa.
Sprawnie podejmuje decyzje
Brak decyzyjności, lub ciągłe odwlekanie podjęcia ważnej decyzji negatywnie wpływa na twoje relacje z zespołem. To zdecydowanie nie jest sposób na to, jak być dobrym kierownikiem.
Pamiętaj, że twoje decyzje (lub ich brak) bezpośrednio wpływają na pracę twojego zespołu. Nie pozwól aby pracownicy frustrowali się niezdecydowaniem swojego szefa.
Nie oznacza to jednak podejmowania pochopnych decyzji. Dobry szef jest w stanie przeanalizować sytuację, zebrać dostępne i brakujące informacje, łączyć fakty, konsultować się z innymi, a na końcu podjąć właściwą decyzję, która jego zdaniem jest najlepsza w danej sytuacji.
Jak masz wymagać od swojego zespołu samodzielności, zdecydowania i zdyscyplinowania, jeśli sam ciągle wpadasz w niekończącą się pętlę analizowania problemów i wstrzymujesz zespół od pracy?
Odpowiednio deleguje zadania
Delegowanie zadań to idealny sposób na bycie dobrym szefem. Dobry szef wie bowiem, że nie jest w stanie wszystkiego zrobić sam. Szczególnie, gdy firma się powiększa, a wraz z nią rośnie liczba zadań do wykonania. To także doskonały sposób na motywowanie pracowników.
Dodatkowo, dobry szef dostrzega zalety delegowania zadań, zna mocne strony swoich pracowników i potrafi wykorzystać ich potencjał do sprawnego zarządzania firmą i skalowania biznesu.
Mówiąc wprost, jeśli chcesz wszystko robić sam, trzymasz rękę na każdym (nie tylko kluczowym) aspekcie funkcjonowania firmy, a w dodatku chcesz decydować o tym, jaki kolor będą miały ściany i kubki w nowym biurze – raczej nie będziesz postrzegany jako dobry przełożony.
Pokażesz w ten sposób pracownikom, że nie mają nic do powiedzenia, a ty chcesz kontrolować każdy aspekt ich pracy.
Jeśli nadal nie jesteś przekonany, oto dwie korzyści dla szefa płynące z delegowania zadań:
- delegując zadania masz czas na zajęcie się wysokopoziomowymi, ważnymi strategicznie tematami i długoterminowym planowaniem celów i rozwoju firmy.
- budujesz kulturę zaufania i pozwalasz swoim pracownikom rozwijać się w nowych obszarach i podwyższać ich kompetencje.
Nie próbuj wszystkiego robić sam, po prostu nie dasz rady.
Nie bawi się w mikrozarządzanie
W jaki sposób pokazać pracownikom, że im nie ufasz i że wykonują złą robotę? Odpowiedź to mikrozarządzanie. Jako dobry szef nie chcesz ciągle zaglądać pracownikom przez ramię i wypatrywać najmniejszego błędu niczym jastrząb.
Szef, który popada w mikrozarządzanie ma tendencję do koncentrowania decyzyjności na sobie i centralizowania władzy. Jak wiemy (z historii i podręczników do zarządzania), nie jest to najbardziej efektywny sposób zarządzania ludźmi.
Są jednak wyjątkowe sytuacje, kiedy mikrozarządzanie jest uzasadnione. Na przykład gdy do zespołu dołącza nowa osoba i trzeba nauczyć ją systemu, zasad i standardów pracy, gdy pracownik nie radzi sobie ze swoimi zadaniami lub zespołowi grozi niedotrzymanie kluczowego terminu.
Wyznacza wysokie standardy pracy i jest wymagający
To nieprawda, że dobry szef jest pobłażliwy. Takie podejście szefa-kumpla, który nie wymaga wiele od pracowników, zapewni ci sympatię zespołu, ale na krótką metę.
Najpierw więc postaw sobie wysoko poprzeczkę. Pokaż swoim pracownikom, jak powinni pracować, a potem wymagaj tego od nich.
Bardzo ważne jest, abyś zaczął od siebie. Nie ma nic gorszego niż szef, który nie zachowuje żadnych standardów pracy, odwleka terminy, ale od swoich pracowników wymaga zaangażowania i terminowości. To spowoduje jedynie poczucie niesprawiedliwości, wykorzystywania i sfrustrowania.
Pracownicy widząc zaangażowanie swojego szefa będą bardziej skłonni do zmotywowanej pracy.
Twoim celem jest dbanie o to, aby zespół realizował wizję i strategię firmy zgodnie z najwyższymi standardami. Zatem, gdy już wyznaczysz zadania i odpowiednie standardy pracy monitoruj ich przestrzeganie. Pomoże ci w tym okresowa ocena pracowników.
Ma czas na uważne wysłuchanie swoich pracowników
Jeśli chcesz wiedzieć, jak być dobrym szefem, znajdź czas na wysłuchanie swoich pracowników. Są oni najlepszym źródłem informacji o tym, co jeszcze można poprawić.
- Po pierwsze znajdź czas. Dobry szef jest dostępny dla pracowników i zawsze znajdzie chwilę na krótką rozmowę. Nie zgrywaj wiecznie zajętego. Jeśli chcesz mieć oddany i zaangażowany zespół, ty również musisz się zaangażować.
- Słuchaj uważnie, nie przerywaj, przyjmuj krytykę (uzasadnioną) i wyciągaj wnioski. Jeżeli rozmawiasz z pracownikami, a oni sygnalizują ci jakiś problem, nie ignoruj ich. Postaraj się pomóc. W końcu jesteś szefem, na pewno możesz zrobić coś, aby twoim pracownikom było lepiej, a przynajmniej możesz oddelegować to do odpowiedniej osoby.
- Dotrzymuj słowa. Jeśli obiecałeś, że zainterweniujesz w jakiejś sprawie, o której zakomunikował ci pracownik – zrób to. Jeśli nie będziesz dotrzymywać danego słowa pracownicy nie będą chcieli więcej mówić ci o swoich problemach. Skąd wtedy będziesz wiedzieć, dlaczego w firmie źle się dzieje?
- Pytaj o inicjatywy, propozycje zmian, usprawnienia procesów. Niech w twojej firmie rozmawianie o tym co zrobić, aby było nie odbywa się wyłącznie na poziomie managementu. W końcu większość firmowych decyzji dotyczy pracowników na wszystkich szczeblach.
Co jeszcze możesz zrobić, aby być dobrym szefem i kierownikiem? Kilka szybkich i prostych porad do wprowadzenia od zaraz.
- Postaraj się raz dziennie porozmawiać z każdym pracownikiem. Zwykłe “Cześć, jak ci minął dzień” może wiele zmienić.
- Zaproś zespół na wspólny lunch.
- Przy kolejnym udanym projekcie pogratuluj publicznie sukcesu.
- Zastanów się nad 3 zadaniami, które bez problemu możesz oddelegować innym osobom, a z jakiegoś powodu wciąż się nimi zajmujesz i zrób to. Powtarzaj co kilka miesięcy.
- Zastanów się, czy wiesz czym zajmują się twoi pracownicy? Jeśli nie, postaraj się dowiedzieć.
- Czy wyznaczasz managerom cele i monitorujesz ich realizację? Jeśli nie, przy okazji podsumowania kwartału wyznacz cele na kolejny.
- Czy twoim pracownicy znają twoją wizję i strategię rozwoju firmy na najbliższe miesiące i lata? Jeśli nie, przy najbliższym spotkaniu firmowym zabierz głos i opowiedz o tym.
- Sprawdź ostatnich 5 wiadomości, jakie napisałeś do swoich pracowników. Czy komunikujesz się z nimi we właściwy i miły sposób? Jeśli nie, koniecznie popracuj nad sposobem komunikacji.
- Zleć działowi HR zorganizowanie “skrzynki na pomysły”. Niech twoi pracownicy mają miejsce i przestrzeń na dzielenie się swoimi pomysłami.
- Czy pracownicy wiedzą co myślisz o ich pracy? Jeśli nie, zacznij udzielać spontanicznego feedbacku. Np. pogratuluj udanego projektu lub zapytaj, jak im idzie z bieżącymi zadaniami.
- Czy w twojej firmie regularnie odbywają się spotkania działowe i ogólnofirmowe? Jeśli nie, od jutra zleć managerom organizowanie spotkań działowych przynajmniej raz na 2 tygodnie, a sam zarządź spotkania na szczeblu managerskim przynajmniej raz w miesiącu.
- Skąd wiesz, czy pracownicy którzy przychodzą do twojej firmy przyczyniają się do jej sukcesu, są zmotywowani i dobrze im się pracuje? Jeśli tego nie wiesz, zarządź wprowadzenie okresowej oceny pracowników i koniecznie wyciągaj z nich wnioski.
- Czy dotrzymujesz terminów i danego słowa? Jeśli masz z tym problem, na koniec lektury zainstaluj na swoim komputerze Trello lub Asanę – najprostsze narzędzia do pamiętania o rzeczach ważnych.
Bycie szefem to ogromnie odpowiedzialne zadanie. Masz na swoich barkach całą firmę. Są jednak cechy dobrego szefa, których możesz się nauczyć. Dzięki temu ułatwisz sobie zadania, a twój zespół będzie rozwijał firmę razem z tobą.
Koniecznie przeczytaj też pozostałe artykuły, które podpowiedzą ci jak być dobrym szefem i kierownikiem:
