Procesy rekrutacyjne różnią się od siebie nie tylko w zależności od stanowiska, na jakie firma aktualnie poszukuje kandydatów, ale również ze względu na ogólne podejście rekrutera i organizacji do tematu rekrutacji.
W branży HR stawia się obecnie nacisk na „candidate experience”, rozumiane jako doświadczenia kandydatów z całego procesu rekrutacji.
Istnieje jeden najważniejszy aspekt, którego nie można pominąć, aby ogólne wrażenie kandydata było pozytywne.
Jest nim feedback.
Jak udzielać informacji zwrotnej, aby była ona pomocna dla szukających pracy i jednocześnie wspierała budowanie profesjonalnego wizerunku firmy?
Z artykułu dowiesz się:
- czym jest informacja zwrotna i jaki jest jej cel
- na jakich etapach warto udzielać informacji zwrotnej
- dlaczego brak odpowiedzi = negatywne doświadczenie kandydata
Definicja i cel udzielania feedbacku
Feedback w rekrutacji to informacja zwrotna, którą kandydat powinien otrzymać od rekrutera. Innymi słowy jest to ocena innej osoby (w tym przypadku kandydata), jego zachowania i sposobu postępowania. To przekazanie odczuć i spostrzeżeń w oparciu o przedstawione fakty.
Prawidłowe udzielenie feedbacku polega z kolei na przekazaniu informacji odbiorcy w taki sposób, aby została ona pozytywnie odebrana, nawet jeśli będzie to konstruktywna krytyka.
Najważniejsze jest dostosowanie komunikatu do odbiorcy. Informacja zwrotna dla kandydata powinna być sformułowana tak, aby ten zrozumiał, nad czym musi popracować oraz w jakim kierunku mógłby potencjalnie się rozwijać, ale w żadnym razie nie poczuł się urażony.
Feedback w procesie rekrutacji powinien dotyczyć wyłącznie sfery zawodowej i w zależności od treści, jaką chcemy przekazać, mieć charakter pozytywny (kiedy udzielamy pochwały) lub korygujący (kiedy wskazujemy obszary do poprawy).
Pozytywny feedback wzmacnia pewność siebie kandydata i stymuluje chęć do dalszego działania. Konstruktywna krytyka staje się z kolei czynnikiem motywującym do wprowadzenia zmian, a także zwraca uwagę na to, co warto zmienić, a co rozwinąć, aby w przyszłości otrzymać wymarzoną pracę.
Każdy kandydat zasługuje na feedback
Wielu kandydatów skarży się na brak informacji zwrotnej od rekruterów. Często w wyniku prowadzenia wielu procesów rekrutacyjnych jednocześnie headhunterzy zapominają o udzielaniu feedbacku. Niekiedy pozostawiają kandydatów bez jakiejkolwiek informacji – choćby tej o odrzuceniu ich aplikacji.
Ma to w konsekwencji negatywny oddźwięk i przekłada się na obraz całej organizacji.
Dla jednych kandydatów feedback to zwykła wiadomość, że ich kandydatura nie została wybrana. Inni z kolei oczekują szczegółowej opinii, dlaczego zostali odrzuceni.
Jednak aby feedback przyniósł odpowiedni skutek, jego odbiorca musi mieć w sobie gotowość, by przyjąć opinię drugiej osoby, a nadawca jest zobowiązany przekazać mu to w profesjonalny sposób.
Feedback powinien być obowiązkowym krokiem w każdym procesie rekrutacji. Świadczy on o szacunku do kandydata, który poświęcił swój czas na zapoznanie się z ofertą, a następnie zaangażował się w kolejne etapy rekrutacji.
Udzielanie informacji zwrotnej, zwłaszcza tej negatywnej, bywa niełatwym zadaniem. Jednak musimy mieć na celu przede wszystkim dobro kandydata. Choćby ze względu na sam szacunek do drugiego człowieka warto podziękować mu za poświęcony czas i poinformować, dlaczego tym razem się nie udało.
Poza tym kandydaci często dzielą się wrażeniami z procesu rekrutacji. Jeśli aplikant zostanie zignorowany i nie otrzyma informacji zwrotnej, wkrótce cała firma może mieć opinię nieprofesjonalnej.
Na jakich etapach warto udzielać informacji zwrotnej
Większość rekruterów po rozmowie z kandydatem wie, czy będzie rekomendować daną osobę czy nie. Podczas spotkania warto sporządzać notatki, spisywać przemyślenia i odczucia, aby w późniejszym czasie przygotowanie feedbacku zajęło mniej czasu, a treść opierała się na faktach.
Sama informacja o odrzuceniu kandydatury nie wystarczy. Należy ją poprzeć odpowiednimi argumentami.
Będzie to korzystne dla obu stron – dla rekrutera, ponieważ udowodni swoje zaangażowanie w proces i profesjonalizm oraz dla osoby aplikującej, ponieważ ta dowie się, co powinna zmienić lub nad czym popracować.
W pierwszej kolejności ważne jest, aby z góry poinformować kandydata o tym, kiedy dostanie odpowiedź. Lepiej dać sobie trochę więcej czasu niż zakładamy. Zawsze można pozytywnie zaskoczyć kandydata, udzielając informacji zwrotnej wcześniej niż planowaliśmy. Najistotniejsza jest terminowość i bycie słownym. Jeśli z jakichś powodów proces decyzyjny musiał ulec wydłużeniu, należy od razu poinformować o tym osobę zainteresowaną.
Informacji zwrotnej warto udzielać na każdym etapie procesu rekrutacyjnego:
- Po spłynięciu CV – podziękowanie kandydatom za przesłanie aplikacji
- Na etapie selekcji CV – zaproszenie do kolejnego etapu lub przekazanie powodów odrzucenia kandydatury
- Po każdym etapie procesu rekrutacji – informacja o ewentualnych zmianach w procesie i konstruktywna opinia po każdym etapie
Dzięki temu nie tylko informujemy kandydata o tym, co dzieje się z jego aplikacją, ale też podtrzymujemy jego zaangażowanie.
Jako rekruter traktuję kandydatów w taki sposób, w jaki sama chciałabym być traktowana. Na każdym spotkaniu deklaruję, kiedy moi rozmówcy mogą spodziewać się odpowiedzi. Przejrzysta komunikacja i terminowość przekładają się na pozytywne wrażenie kandydatów zarówno na temat mojej osoby, jak i całej firmy. Udzielam więc informacji zwrotnej na każdym etapie, a feedback staram się skonstruować tak, by kandydat mógł wyciągnąć wnioski na przyszłość.
Dlaczego brak odpowiedzi = negatywne doświadczenie kandydata
Rekruter też człowiek, a zatem ma uczucia ? Niekiedy i nam trudno jest przekazać negatywną informację zwrotną. Ma to miejsce zwłaszcza wtedy, gdy rozmowa przebiegła w miłej atmosferze, ale kandydat niestety nie spełnia wymagań pod kątem wiedzy czy doświadczenia. Czasami też nie wiemy, co odpowiedzieć osobie, która nie przedstawiła się na rozmowie od najlepszej strony.
Często w natłoku codziennych obowiązków i dla przyśpieszenia procesu rekruterzy kontaktują się jedynie z osobami, które chcą zaprosić do kolejnego etapu. To ogromny błąd. Brak informacji zwrotnej zarówno w czasie trwania procesu rekrutacyjnego, jak i po jego zakończeniu może zostać odebrany jako brak szacunku.
Bywa i tak, że kandydatom zależy na pracy w tej konkretnej firmie i rezygnują z innych ofert. Co się stanie, kiedy nie dostaną żadnej informacji? Pojawi się u nich poczucie porażki, przygnębienie i przeświadczenie o stracie czasu. W konsekwencji przełoży się to na negatywne candidate experience, a kandydat może odradzić znajomym aplikowanie do firmy, która okazała się nierzetelna i nieprofesjonalna.
Kilka słów na koniec
Odpowiednio przygotowana informacja zwrotna przynosi korzyści obu stronom. Rekruter, który traktuje swoich kandydatów indywidualnie, jest postrzegany w ich oczach jako osoba profesjonalna, a to przekłada się na pozytywne wrażenie na temat całej firmy. Z kolei kandydat dostanie jasne wytyczne, w jakim kierunku powinien się rozwijać oraz co może poprawić.
Jeśli jesteś rekruterem i czasami dopadają cię wątpliwości, czy przekazać komuś (także negatywną) informację zwrotną, pozbądź się ich i nie chowaj głowy w piasek. Warto poświęcić chwilę i przygotować konstruktywny feedback, który przyczyni się do czyjegoś rozwoju zawodowego. Twoi kandydaci na to zasługują!
