Jak przeprowadzić skuteczny exit interview?

Za każdym razem, kiedy pracownik składa wypowiedzenie, od razu myślimy o uruchomieniu nowego procesu rekrutacji. Rozpoczyna się walka z czasem i stres, czy zdążymy zatrudnić kandydata przed zakończeniem okresu wypowiedzenia obecnego pracownika.

Ale czy poświęcamy wystarczająco uwagi osobie, która właśnie żegna się z firmą…?

Exit interview to najczęściej ostatnia głębsza i szczera interakcja pracownika z firmą. Jeśli umiejętnie ją poprowadzimy, to taka rozmowa może pomóc zakończyć współpracę w przyjaznych stosunkach oraz zapobiec kolejnym odejściom.

W artykule znajdziesz:

  • praktyczne porady, jak krok po kroku zaplanować exit interview
  • przykład ankiety exit interview
  • gotowe pytania exit interview, które warto zadać pracownikowi, a także wskazówki, o co pytać nie wypada

Wybierz format exit interview

Zacznij od wyboru formy exit interiew, uwzględniając potrzeby twojej organizacji oraz przyczyny odejścia pracownika.

Najwięcej korzyści niesie za sobą oczywiście spotkanie twarzą w twarz. W ten sposób pokazujesz, że zależy ci na pracowniku, dlatego poświęcasz swój czas na zapoznanie się z jego opinią. Dodatkowo ton głosu, mimika i gesty pomogą ci oddać dobre intencje.

Dobrym rozwiązaniem jest też ankieta exit interiew online, udostępniona przed spotkaniem. Pytania w kwestionariuszu pomogą pracownikowi uporządkować swoje doświadczenia i przygotować się do rozmowy.

Dobrze sprawdzi się ankieta exit interveiw online stworzona przy pomocy narzędzia Webankieta, które bardzo polecamy.

ankieta exit inerview przykład
Exit interview ankieta online – przykład od Webankieta

Pamiętaj przy tym, że exit interview nie przyniesie zamierzonych efektów, jeśli pracownik będzie czuł się zmuszony do wzięcia w nim udziału. Ludzie żegnają się z firmą z różnych powodów i w różnych okolicznościach. Jeśli pracownik odmówi udziału w spotkaniu, lepiej uszanować jego decyzję i poprzestać na ankiecie online.

Wyznacz odpowiedni termin

Spotkania planuj zawsze na ostatni dzień lub dwa zatrudnienia pracownika, a ankietę (opcjonalnie) udostępniaj min. kilka godzin przed spotkaniem.

Ostatnie dni w biurze bywają bardzo pracowite: dokończenie projektów, przekazanie zadań, zdanie sprzętu. Dlatego koniecznie poinformuj pracownika o planowanym spotkaniu i obowiązkowo dodaj termin do jego kalendarza.

Wybierz prowadzącego

Oprócz formatu i terminu exit interview kluczowy jest też wybór osoby, które przeprowadzi taki wywiad.

Absolutnie nie zaleca się, aby spotkanie prowadził bezpośredni przełożony.

Jeśli pracownik odchodzi z powodu managera, to trudno mu będzie powiedzieć mu to wprost. Może również obawiać się, że nie otrzyma referencji, pozostawi po sobie złą opinię w zespole itd.

Najlepiej, aby exit interview poprowadziła osoba z działu HR, która jest bezstronna i potrafi całościowo spojrzeć na problemy organizacji.

Przygotuj listę pytań

Opracowywanie całego skryptu exit interview nie ma sensu – zdecydowanie lepiej pozwolić sobie na pewną swobodę. Warto przygotować jednak listę potencjalnych pytań, które chcesz zadać pracownikowi. Poniżej przykłady, o co warto zapytać pracownika przed jego odejściem z firmy.

Exit interview pytania:

  • Jakie są Twoje ogólne odczucia odnośnie pracy w naszej firmie?
  • Czy mógłbyś wskazać powody, które wpłynęły na Twoją decyzję o rezygnacji?
  • Co najbardziej Ci się podobało w tej pracy?
  • Gdybyś mógł zmienić 3 rzeczy w firmie/w pracy na Twoim stanowisku, co by to było?
  • Czy czułeś się dobrze traktowany przez współpracowników i przełożonych?
  • Czy myślisz, że Twoja praca była doceniana?
  • Jak oceniasz onboarding pracownika w naszej firmie? Czy otrzymałeś odpowiednie szkolenia i wsparcie?
  • Co możemy zmienić, aby pracownicy chcieli pracować u nas jak najdłużej?
  • Co poradziłbyś mi, osobie z działu HR, aby poprawić sytuację pracowników w firmie?
  • Czy obowiązki na stanowisku były zgodne z Twoimi wyobrażeniami?
  • Czy wykonywana praca była zgodna z Twoimi osobistymi celami?
  • Jak oceniasz swój rozwój podczas zatrudnienia w naszej firmie? Czego się nauczyłeś?

Zdecyduj, o co nie pytać

Jednym z celów exit interview jest rozpoznanie, czy w firmie dzieje się coś niepokojącego. Osoba z działu HR powinna delikatnie zbadać temat, ale jednocześnie unikać zadawania niewygodnych pytań skierowanych na konkretnych członków zespołu (chyba, że pracownik wyraźnie wskaże że np. doświadczył mobbingu czy dyskryminacji – wówczas należy postępować zgodnie z procedurami HR dla takich przypadków).

Exit interview to nie czas, aby prosić pracownika o zmianę decyzji o rezygnacji. Na to jest już zdecydowanie za późno. O zatrzymanie pracownika walczymy podczas całego okresu jego zatrudnienia w firmie, najpóźniej w momencie złożenia przez niego rezygnacji, ale nigdy nie ostatniego dnia.

Celem exit interview jest poznanie perspektywy pracownika, zebranie konstruktywnego feedbacku oraz wyciągnięcie wniosków na przyszłość.

Jako osoba z HR musisz uważać, aby podczas rozmowy nie wzbudzić negatywnych emocji pracownika, zadając niestosowane pytania typu:

  • Czy możemy zrobić coś, co skłoniłoby Cię do zmiany decyzji?

Exit interview to nie czas na walkę o pracownika, a okazja do poznania jego opinii i doświadczeń.

  • Czy ktoś ze współpracowników przyczynił się do Twojego odejścia?

Pytania zawsze kieruj na przyczyny, nigdy na konkretne osoby. Pracownik nie będzie czuł się komfortowo, czując się zmuszonym do rozmowy o osobach trzecich.

  • Jakie były Twoje najgorsze doświadczenia podczas pracy w naszej firmie?

Nakierowanie rozmowy na negatywne aspekty zepsuje atmosferę i może zestresować pracownika. Lepiej zadać pytanie: “Co możemy poprawić?”.

  • Kto Twoim zdaniem nie wywiązuje się ze swoich obowiązków?

Nigdy nie zadawaj pytań, które mogłyby sugerować zwolnienie jakiejś osoby. Podczas exit interview skupiamy się tylko na naszym rozmówcy, nigdy na wynikach i podejściu do obowiązków innych.

Poza tym nie należy wchodzić na tematy osobiste i niezwiązane ściśle z pracą.

Wykorzystaj zebrany feedback do poprawy sytuacji w firmie

Exit interview służy m.in. zidentyfikowaniu problemów w organizacji oraz zebraniu wskazówek, jak poprawić sytuację. Właściwe przeprowadzenie exit interview to jednak za mało, by osiągnąć jego założenia.

Najważniejsze jest to, co rekruter zrobi później ze zgromadzonym feedbackiem. I czy w ogóle coś z nim zrobi.

Podczas exit interview warto robić notatki (najlepiej w przeznaczonym do tego osobnym arkuszu). Ważne również, aby porównywać zebrany feedback z opiniami innych odchodzących pracowników. Jeśli uda ci się wyłonić powody odejścia, które się powtarzają, np. złe zarządzanie, relacja z managerem, nadmiar obowiązków, itd., należy poinformować o tym kadrę kierowniczą i wspólnie zaplanować działania naprawcze.

Dzięki temu szanse na zatrzymanie dobrych pracowników w firmie zdecydowanie wzrosną.

Udostępnij znajomym

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Powiązane artykuły

Publikowaliśmy dla:

Nasze artykuły
prosto na Twoją skrzynkę!