Dylematy rekrutera: co zrobić, kiedy kandydat nie przyszedł na rozmowę?

Procesy rekrutacji różnią się od siebie w zależności od stanowiska, na jakie poszukujemy pracownika. Każdy z nich zawiera jednak ten kluczowy etap: rozmowę kwalifikacyjną.

To podczas niej weryfikujemy przebieg zatrudnienia kandydata, omawiamy jego doświadczenie oraz przede wszystkim mamy okazję poznać go osobiście.

Dzięki spotkaniu możemy więc nie tylko dokonać oceny pod kątem przygotowania na konkretne stanowisko, ale także poznać osobowość kandydata, jego sposób wypowiedzi oraz podejście do pracy i otoczenia. 

Niestety coraz częściej zdarza się, że pomimo wcześniejszego potwierdzenia umówionego spotkania, kandydat nie pojawia się w ustalonym terminie, niekiedy pozostawiając rekrutera bez jakiejkolwiek informacji. Co zrobić w tej sytuacji ? Jak zapobiegać takim przypadkom w przyszłości, już na etapie umawiania rozmowy z kandydatem? 

Zaproś kandydata, a nie umów… 

Wydawać by się mogło, że to kandydatowi powinno bardziej zależeć na spotkaniu. W końcu to on poszukuje pracy i sam wysłał do nas zgłoszenie. 

Należy jednak pamiętać, że nasza firma nie jest najpewniej jedyną organizacją, do której kandydat złożył swoją aplikację. Często od momentu przesłania CV do pierwszego kontaktu telefonicznego mija kilka dni, a nawet tygodni. 

Pamiętaj więc, aby zawsze:

  • Przedstawić się
    Daj jasno do zrozumienia kandydatowi, że to ty zajmujesz się procesem rekrutacyjnym i to z tobą odbędzie się spotkanie. Jeśli w rozmowie wezmą udział inni uczestnicy, np. przyszły manager lub kierownik działu, koniecznie ich przedstaw. Dzięki takiemu podejściu kandydat poczuje się pewniej, będzie mógł lepiej przygotować się do rozmowy, a dodatkowo wpłynie to na jego pozytywne wrażenie na temat firmy i rekrutera, nawet jeśli ostatecznie nie zdecyduje się podjąć pracy.
  • Podać nazwę firmy  
    To niby oczywiste, a jednak rekruterom zdarza się zapominać, że kandydaci wysyłają CV do kilku lub kilkunastu firm, często w dużych odstępach czasu. Dlatego zawsze warto raz jeszcze podać nazwę firmy, w której imieniu się kontaktujesz oraz krótko przybliżyć, w jakiej branży działa. 
  • Przypomnieć nazwę stanowiska
    W tym przypadku, oprócz samej nazwy, warto przywołać główny punkt dotyczący charakteru  pracy oraz przybliżyć podstawowy zakres obowiązków. Np. jeśli oferta dotyczy przedstawiciela handlowego, dobrym posunięciem jest określenie rejonu, w jakim będzie działał nowy pracownik.
  • Wspomnieć o przebiegu rozmowy oraz dalszych planowanych etapach rekrutacji
    Poinformuj kandydata, jak długo potrwa rozmowa, aby mógł przygotować się do spotkania i wygospodarować odpowiednią ilość czasu. Powiadom również, czy zaplanowane są  kolejne etapy oraz kiedy może spodziewać się informacji zwrotnej.

Włączenie powyższych punktów już przy pierwszym kontakcie z kandydatem pozwoli ci wyróżnić się na tle innych zaproszeń, które najprawdopodobniej kandydat otrzymał lub otrzyma w najbliższym czasie. W ten sposób zbudujesz relacje z kandydatem i zmniejszysz ryzyko, że ten bez słowa zrezygnuje z udziału w rozmowie kwalifikacyjnej.

Jak potwierdzić spotkanie?

W codziennej pracy rekrutera nie ma gorszej sytuacji niż ta, gdy kandydat nie stawia się na rozmowę. Co więcej, pozostawia nas bez informacji o rezygnacji z udziału w procesie rekrutacji czy o ewentualnym spóźnieniu. 

Rekruter czeka z przygotowanymi pytaniami, zaznaczonymi w CV punktami do przedyskutowania z kandydatem i niepewnością, czy pozostać w gotowości, czy jednak zacząć przygotowywać się do kolejnej rozmowy.

Są jednak pewne kroki, które można podjąć, aby zabezpieczyć się przed takim obrotem spraw.

  • Przede wszystkim należy mieć świadomość, że kandydaci często odbierają telefon w niezbyt komfortowych warunkach (np. będąc w pracy) i nie zawsze mogą swobodnie rozmawiać. Za każdym razem upewnij się więc, czy osoba po drugiej stronie może bez przeszkód cię wysłuchać. 
  • Po wstępnej rozmowie telefonicznej wyślij kandydatowi smsa lub e-maila z potwierdzeniem spotkania i zawrzyj w nim: nazwę firmy, stanowisko, datę i godzinę spotkania oraz adres biura wraz ze wskazówkami dotyczącymi dojazdu.
  • W stopce maila dodatkowo umieść swoje dane kontaktowe. 
  • W treści wiadomości zamieść też link do ogłoszenia, na które aplikował kandydat.
  • Poproś kandydata o potwierdzenie otrzymania wiadomości, a w razie zmian poproś o kontakt telefoniczny lub mailowy.
  • Dzień przed spotkaniem wykonaj telefon do kandydata i poproś o potwierdzenie obecności. 

Dowiedz się również, jak napisać ogłoszenie o pracę, które przyciągnie właściwych kandydatów.

Zrób to znacznie szybciej

Organizacje prowadzące wiele procesów rekrutacji jednocześnie (jak ma to miejsce w przypadku naszej agencji rekrutacyjnej), korzystają z systemów ATS (Applicant Tracking System), które są bardzo pomocne również na etapie umawiania spotkań z kandydatami. Jednym z nich jest eRecrutier. 

Tego typu narzędzia posiadają m.in. moduł do generowania spersonalizowanych zaproszeń na rozmowę czy przypomnień w postaci wiadomości e-mail lub sms, wysyłanych automatycznie 24 godziny przed planowanym spotkaniem.

Treść wiadomości do kandydata możemy napisać samodzielnie lub skorzystać z wcześniej przygotowanego szablonu, co znacznie przyspiesza cały proces.

Kandydat mimo potwierdzenia nie pojawił się na spotkaniu 

Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy pomimo potwierdzenia chęci udziału w spotkaniu kandydat się na nim nie stawia. 

Co w takiej sytuacji powinien zrobić rekruter? Uznać nieobecność za oczywistą rezygnację czy jednak podjąć próbę kontaktu? 

Ważne, aby z góry nie skreślać kandydata. Być może sytuacja losowa uniemożliwiła mu przyjazd na rozmowę i kontakt z pracodawcą. 

Warto więc dać mu szansę na wytłumaczenie, sprawdzić, czy wszystko w porządku i dopytać o powody nieobecności. Jeśli kandydat nie stawił się na spotkaniu z przyczyn od niego niezależnych, można wyznaczyć kolejny termin. Kto wie, może nadal mamy szansę pozyskać do organizacji wartościowego pracownika. 

Sprawdź też, na jakich etapach warto udzielać kandydatom informacji zwrotnej.

Kandydat nie przyszedł na rozmowę? To się zdarza!

Jeśli zauważysz wzrost liczby nieobecności na rozmowach, dokładnie prześledź proces rekrutacji od strony aplikanta – być może coś wymaga w nim poprawy. Na bieżąco monitoruj również opinie o twojej firmie w internecie. Czy aby na pewno twoi potencjalni pracownicy nie trafiają w pierwszej kolejności na nieprzychylne komentarze, które zniechęcają ich do dalszego udziału w rekrutacji?

I najważniejsze: pamiętaj, że nawet jeśli robisz wszystko, aby stworzyć pozytywne candidate experience w procesie rekrutacji i tak spotkasz na swojej drodze kandydatów, którzy bez słowa komentarza nie stawią się na rozmowę. 

To się po prostu zdarza. 

Nie pozwól jednak, aby tego typu sytuacje miały wpływ na twoje podejście do pracy. Bądź na nie przygotowany i zachowaj profesjonalizm. Pamiętaj, że są przecież inni wykwalifikowani kandydaci, których na pewno uda ci się zaprosić na rozmowę. 

Upewnij się, że wykazujesz się indywidualnym podejściem do każdego kandydata, a w twoim procesie rekrutacji niczego nie brakuje, a już wkrótce powitasz na pokładzie wartościowego pracownika.

Udostępnij znajomym

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Powiązane artykuły

Publikowaliśmy dla:

Nasze artykuły
prosto na Twoją skrzynkę!