Usługa rekrutacji przez agencję polega na kompleksowym przeprowadzeniu procesu rekrutacji od ustalenia wymagań klienta, przez poszukiwanie kandydatów, rozmowy z nimi, aż do zarekomendowania najlepszego kandydata.
W przypadku tej usługi agencja przeprowadza cały proces rekrutacji, ale to klient ostatecznie zatrudnia kandydata bezpośrednio w swojej firmie.
Etapy współpracy z agencją rekrutacji:
- Złożenie zapytania ofertowego przez klienta – to moment w którym klient zgłasza się do agencji i wstępnie opisuje kogo szuka.
- Ustalenie wymagań i profilu stanowiska poszukiwanej osoby – po przeanalizowaniu zapytania agencja wraz z klientem ustala dokładny profil poszukiwanej osoby i wycenia koszt procesu rekrutacji.
- Podpisanie umowy
- Rozpoczęcie działań rekrutacyjnych – zaraz po podpisaniu umowy agencja rekrutacji rozpoczyna poszukiwania kandydatów. W zależności od procesu korzystamy z płatnych i bezpłatnych portali ogłoszeniowych, mediów społecznościowych, płatnych kampanii, direct search’u oraz w uzasadnionych przypadkach – headhuntingu.
- Selekcja CV – to moment selekcji zebranych CV. Agencja wybiera najlepszych kandydatów i zaprasza ich na spotkania.
- Spotkania z kandydatami w agencji – zanim agencja przekaże wybranych kandydatów klientowi, rekruterzy przeprowadzają z nimi wstępne rozmowy kwalifikacyjne i wybierają tych, którzy najbardziej odpowiadają profilowi stanowiska.
- Spotkania z kandydatami w firmie klienta – po przekazaniu wybranych CV, klient ma możliwość spotkania się z kandydatami osobiście w siedzibie swojej firmy.
- Wybór kandydatów przez klienta – z przekazanych kandydatów klient wybiera tych najlepszych i podejmuje decyzję o zatrudnieniu.
- Zatrudnienie wybranych kandydatów – to ostatni etap procesu rekrutacji. Klient zatrudnia wybranych kandydatów, a agencja wystawia fakturę za przeprowazony proces.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak wygląda współpraca z agencją rekrutacji oraz co zrobić, aby ją usprawnić, koniecznie przeczytaj ten artykuł.
Po pierwsze sprecyzuj oczekiwania wobec kandydata
Często zgłaszają się do nas klienci z prośbą o wycenę procesu rekrutacji, ale sami do końca nie są pewni, kogo szukają. W takim przypadku trudno określić koszt, a także czas potrzebny na znalezienie kandydatów. Im bardziej sprecyzowane oczekiwania wobec pracownika, tym łatwiej będzie go znaleźć i dokładnie wycenić koszt projektu rekrutacyjnego.
Jak to zrobić? Najlepiej stworzyć listę wymagań wobec kandydata, porządkując je od najważniejszych, do mile widzianych, ale już nie koniecznych.
W pierwszej kolejności, zanim skontaktujesz się z agencją rekrutacji, postaraj się określić:
- Nazwę stanowiska kandydata
- Podstawowy zakres obowiązków
- Wymagane wykształcenie
- Wymagane umiejętności czy znajomość programów
- Doświadczenie oraz jego długość na wybranym stanowisku
- Znajomość języków obcych
- Wymagane kursy/uprawnienia/szkolenia
Te kilka informacji to dla nas punkt wyjściowy do przygotowania oferty. Z pewnością każda agencja rekrutacji zapyta o to prędzej czy później. Cena i długość procesu rekrutacji zależy w głównej mierze od tego, jaki profil stanowiska określimy wspólnie z klientem.
– Łukasz Beskowski, Sales Specialist w Jobs Plus
Zastanów się, jakie warunki oferujesz kandydatom
Oprócz listy wymagań wobec kandydata, koniecznie przedstaw, co możesz mu zaoferować jako pracodawca. Chodzi nie tylko o wynagrodzenie (chociaż w przypadku stanowisk niższego szczebla wciąż jest ono kluczowe), ale także pozapłacowe formy wynagradzania pracowników.
Najnowsze badania pokazują, że w tej chwili dla osób urodzonych po roku 1980, pozytywna kultura organizacji jest ważniejszym czynnikiem przy wyborze miejsca pracy, niż wynagrodzenie.
Koniecznie poinformuj agencję rekrutacji, jakie warunki płacowe i pozapłacowe możesz zaoferować:
- Wysokość wynagrodzenia zasadniczego
- Premie i prowizje
Jeśli nie wiesz ile zapłacić kandydatowi, agencja podpowie, jakie są aktualne oczekiwania kandydatów na danym stanowisku i czy proponowana stawka jest adekwatna do wymagań.
Jeśli planujesz zatrudnienie pracowników tymczasowych, koniecznie przeczytaj nasz artykuł o tym, w jaki sposób ustalić wynagrodzenie pracowników tymczasowych.
Pamiętaj, że jeśli proponujesz wynagrodzenie poniżej średniej, możesz przyciągnąć kandydatów… poniżej średniej.
Dodatkowe benefity jakie możesz zaoferować kandydatowi:
- Prywatna opieka medyczna
- Karta Multisport
- Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne
- Samochód lub telefon służbowy
- Ubezpieczenie na życie
- Wczasy pod gruszą
- Praca zdalna
- Elastyczny czas pracy
Opracowanie na podstawie raportu Sedlak & Sedlak
„Świadczenia dodatkowe w oczach pracowników w 2018 roku”
Nasze doświadczenie pokazuje, że dla kandydatów liczą się również pomniejsze aspekty, jak np. położenie biura, miejsce parkingowe pod budynkiem, a także atmosfera pracy. Jednak wynagrodzenie pozostaje oczywiście równie ważne.
– Aneta Dziadkowiec, HR Manager w Jobs Plus
Pamiętaj, że im więcej informacji dostarczysz agencji rekrutacji, tym lepiej.
Stała komunikacja na linii agencja rekrutacji – klient
Aby rekrutacja przez agencję przyniosła oczekiwany efekt, warto od początku do końca pozostawać w ścisłym kontakcie. Ta odpowiedzialność leży zarówno na kliencie, jak i na agencji rekrutacji.
Ty jako klient, pamiętaj o bieżącej informacji zwrotnej na temat przekazanych przez agencję kandydatów. Jeśli nie spełniają oni twoich oczekiwań, od razu informuj o swoich wątpliwościach i uwagach. Tylko bieżący feedback pozwoli agencji lepiej trafić w twoje potrzeby.
Prowadzone rekrutacje są często bardzo dynamiczne. Kandydaci zadają coraz to nowe pytania i agencja w trakcie procesu prosi klienta o dostarczenie dodatkowych informacji. Kluczową rolę odgrywa tu czas, bo kandydaci biorą udział w kilku procesach na raz. Sprawna komunikacja zwiększa szansę na znalezienie najlepszego kandydata.
Agencja powinna z kolei regularnie przekazywać informację na temat postępów w procesie i na bieżąco informować o ilości zgłoszeń czy prowadzonych rozmów.
My na życzenie klienta przygotowujemy także pełny raport z działań rekrutacyjnych.
Bądź gotowy na dodatkowe pytania od agencji dotyczące firmy i stanowiska
Klienci często myślą, że w momencie podpisania umowy nie muszą już angażować się we współpracę, a agencja rekrutacji sama zrealizuje cały proces od A do Z. Jest w tym trochę prawdy.
Agencja rekrutacji przejmuje za klienta wszystkie obowiązki związane z rekrutacją kandydatów: od stworzenia i zamieszczenia ogłoszeń, przez selekcję CV, spotkania z kandydatami, aż do zarekomendowania wybranej osoby.
Jednak rolą klienta jest dostarczenie informacji niezbędnych do przeprowadzenia procesu i tego nie można uniknąć. O ile do samej wyceny wystarczą podstawowe informacje, o tyle w trakcie trwania rekrutacji z pewnością pytań pojawi się więcej.
Pytania najczęściej wychodzą od samych kandydatów, którzy poza podstawowymi informacjami dotyczącymi wynagrodzenia czy obowiązków chcą wiedzieć więcej. Szczególnie jeśli rekrutacja dotyczy wysokich stanowisk.
Oto obszary, o które agencja może dopytać cię podczas współpracy:
- Struktura w firmie i informacja o przełożonych
- Informacje o zespole i współpracownikach
- Dojazd i lokalizacja biura
- Dostępność miejsc parkingowych
- Dokładne godziny pracy
- Nadgodziny
- Możliwość pracy zdalnej
- Rodzaj i długość trwania umowy
- Programy, technologie czy też sprzęt/maszyny używane w firmie
To tylko kilka z wielu kwestii, o jakie agencja rekrutacji może zapytać klienta w trakcie współpracy. Oczywiście w zależności od stanowiska pytania będą się różnić. Bądź na to przygotowany i pamiętaj, że im więcej informacji przekażemy kandydatom, tym szybciej i sprawniej uda się zamknąć proces rekrutacji.
Sprawdź zakres usług i zawartość umowy z agencją rekrutacji
Aby współpraca z agencją przebiegała sprawnie, przed podpisaniem umowy należy ustalić zakres usług i harmonogram prac.
W naszej agencji staramy się elastycznie podchodzić do każdego klienta i indywidualnie dopasować zawartość umowy, ponieważ różni się ona nieco dla każdeo stanowiska.
Oprócz stałych zapisów, wspólnie z klientem ustalamy:
- Liczbę poszukiwanych osób
- Profil poszukiwanej osoby
- Harmonogram prac (wspólnie z klientem ustalamy narzędzia i sposoby dotarcia do kandydatów, a także etapy procesu rekrutacji)
- Czas, na jaki umowa jest podpisana
- Okres wypowiedzenia umowy
My jako agencja w zależności od procesu indywidualnie ustalamy:
- Liczbę kandydatów, których zarekomendujemy
- Czas, w jakim klient powinien przekazać informację zwrotną na temat kandydatów
Wszystkie ustalenia zawarte w umowie mają na celu usprawnienie procesu rekrutacji, oraz jasne określenie zakresu usług tak, aby klient dokładnie wiedział kiedy i czego może wymagać od agencji.
Nie zmieniaj warunków podczas współpracy z agencją
Jeśli już określiłeś profil poszukiwanej osoby, staraj się trzymać umowy. Agencja rekrutacji reprezentuje klienta i dba o jego markę w relacjach z kandydatem. Ciągłe zmiany nie wpływają dobrze na wizerunek firmy.
Ważne, aby zarówno spotkania w agencji, jak i u klienta były pozytywnym doświadczeniem dla kandydata. Najważniejsza jest spójność: informacje, jakie przekazuje kandydatowi agencja powinny zgadzać się z tym, co kandydat usłyszy na spotkaniu w docelowej firmie.
Niestety z naszego doświadczenia wynika, że na ostatnim etapie rekrutacji, czyli podczas rozmów u potencjalnego pracodawcy, często dochodzi do zmiany ustalonych wcześniej warunków. Klienci próbują negocjować z kandydatami na własną rękę, myśląc, że uda im się w ostatniej chwili oszczędzić na pracowniku.
Konkretne ustalenia z agencją, takie jak wynagrodzenie, rodzaj umowy czy zakres obowiązków są zawsze przekazywane kandydatom. Zmiana warunków na ostatnich etapach rekrutacji źle świadczy o firmie. Po pierwsze zapisy umowy są wiążące dla klienta i nie wolno ich zmieniać, a po drugie takie modyfikacje grożą utratą wartościowych kandydatów.
– Łukasz Beskowski, Sales Specialist w Jobs Plus
Mamy nadzieję, że ten artykuł przybliżył ci, na czym polega współpraca z agencją rekrutacji i pomoże ci lepiej rozplanować wspólne działania.
A jeśli chcesz wiedzieć więcej, koniecznie sprawdź naszą stronę poświęconą usłudze rekrutacji.
